Formelle krav til faktura
Ved omsetning av varer og tjenester skal det utstedes salgsdokumentasjon (faktura, kvittering e.l.). Dette gjelder både kreditt- og kontantsalg.
De formelle krav til faktura jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 er:
- nummer og dokumentasjonsdato
- angivelse av partene
- ytelsens art og omfang
- tidspunktet og sted for levering av ytelsen
- vederlag og betalingsforfall
- eventuell merverdiavgift (i NOK) og andre avgifter som knytter seg til transaksjonen
Dersom kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven § 11-1 (2), skal salgsdokumentet merkes: "Omvendt avgiftsplikt - Merverdiavgift ikke beregnet".
Dokumentasjonsdato er dato for utstedelse av salgsdokument med mindre annet er bestemt av nevnte forskrift.
Tilleggskrav og andre spesielle krav
Ikke avgiftspliktige tjenester som leveres løpende til fast beløp per periode
For ikke avgiftspliktige tjenester som leveres løpende til fast beløp per periode, kan skriftlig inngått avtale i kombinasjon med betalingsdokumentasjon brukes som salgsdokumentasjon.
Følgende krav gjelder:
- inngått avtale må være skriftlig
- betalingsdokumentasjonen må angi referanse til avtalen
- avtalen må inneholde alle opplysningene som er nevnt i bff. § 5-1-1, se over
Dette kan f.eks. være aktuelt i forbindelse med avgiftsfri utleie av fast eiendom.
Se bff. § 5-1-6a.
Ikke avgiftspliktig medlemskontingent i ideelle organisasjoner
For ikke avgiftspliktig medlemskontingent i ideelle organisasjoner, kan betalingsdokumentasjon brukes som salgsdokumentasjon.
Følgende krav gjelder:
- betalingsdokumentasjon skal inneholde opplysninger som nevnt i bff. § 5-1-1 første ledd nr. 2 til 5, se over
Beltemotorsykkel
Kjennemerke skal angis i salgsdokumentet for beltemotorsykkel som nevnt i merverdiavgiftsforskriften § 1-3-1 (2) ved:
- salg av beltemotorsykkel
- salg av tjenester til vedlikehold, reparasjon, påkostning og ombygging av beltemotorsykkel
- omsetning av varer ved utføring av slike tjenester
Petroleumsutvinning og rørledningstransport
Dokumentasjonen av salg og/eller uttak av petroleum skal inneholde opplysninger om:
- hvem som kjøper
- når kontrakten er inngått
- når petroleumen passerte leveringsstedet (det leveringssted som er lagt til grunn for det enkelte normprisvedtak)
- petroleumens art
- leveringsvilkår
- kredittid
- betalingsvaluta
- fraktbeløp (ved andre leveringsvilkår enn FOB)
- kvantum
- faktura, eller avregningspris pr. enhet
- salg eller uttak etter faktura- eller avregningspris
Videreforhandlere av brukte varer, kunstverk, samleobjekter eller antikviteter
Dokumentasjon av kjøp
Ved kjøp av brukte varer, kunstverk, samleobjekter eller antikviteter fra selger som ikke er bokføringspliktig kan avregningsseddel eller annet bilag som videreforhandleren utsteder brukes som salgsdokument. Salgsdokumentet skal inneholde følgende spesifikasjoner:
- videreforhandlerens navn
- kjøpsdato
- kjøpssum
- en klar beskrivelse av varen samt antall, størrelse, mengde eller vekt
- navn og adresse til den person gjenstanden er ervervet fra
- signatur av den som avhender gjenstanden
Samlede innkjøp med enhetspris på mindre enn kr 300 skal også fremgå av salgsdokumentet.
Se bff. § 8-10-3.
Dokumentasjon av salg
En avgiftspliktig videreforhandler som benytter avanse som beregningsgrunnlag for utgående merverdiavgift ved videresalg, skal utstede særskilt salgsdokument.
Følgende gjelder for salgsdokumentet:
- gjenstandens nummer skal påføres
- avgiftsbeløpet skal ikke angis
- det skal fremgå at avgiftsbeløp, som er inkludert i prisen, ikke er fradragsberettiget som inngående avgift
Se bff. § 8-10-4.
Finansvirksomhet
Finansvirksomhet som kjøper og selger finansielle instrumenter kan benytte sluttsedler som salgsdokument.
Finansvirksomhet som har transaksjoner i form av utlån/kreditt/finansiering til eller innskudd/forvaltningsoppdrag fra kunder, og som etter avtale med kundene kan belaste kunden direkte for utførte tjenester via kontoforhold, kan benytte kontoutskrift som salgsdokument.
Sluttsedler og kontoutskrift skal inneholde opplysninger som nevnt i bff. kapittel 5-1. Kravet i bff. § 5-1-3 om fortløpende nummerering av salgsdokument kan likevel erstattes av angivelse av kundens kontonummer og et fortløpende nummer på kundenivå.
Foretak som utsteder kredittkort
Foretak som utsteder kredittkort er underlagt Finanstilsynet. Finanstilsynsloven § 3 fastsetter at Finanstilsynet skal se til at institusjonene underlagt tilsyn virker på en hensiktsmessig og trygg måte og at tilsynet skal se til at institusjonene i sin virksomhet ivaretar interessene og rettighetene til forbrukerne.
Tilsynet har fastsatt følgende retningslinjer for institusjonens virksomhet, se RFT 10/2016:
- Foretaket skal ikke øke kredittrammen uten søknad fra kunden og bør alltid avslå en søknad om kredittkort dersom kredittvurderingen er negativ.
- Opplysningene i kontoutskriften, se finansavtaleloven § 48a, skal stå på fakturaen eller i et vedlegg til fakturaen. Opplysningene skal gis hver måned, og opplysningene skal være godt synlige.
- På alle fakturasystem skal beløpsfeltet på fakturaen vise samlet utestående kreditt. Kunden skal gis informasjon på fakturaen om at beløpet kan endres til et lavere beløp og hvilket beløp som minimum må betales.
- Alle fakturaer der kunden har utestående kreditt, skal innholde en tabell som viser kostnadene ved ulike betalingsløsninger.
Forsikringsselskaper og pensjonsforetak
Dersom polisedokumentet inneholde opplysninger som nevnt i bff. kapittel 5-1, kan dette benyttes som salgsdokument.
Kravet i bff. § 5-1-3 om fortløpende nummerering av salgsdokument kan erstattes av angivelse av polisenummer/forsikringsavtalenummer og termin.
Se bff. § 8-14-2.
Kraftbransjen
Med virkning fra 12. mars 2018 kan leverandører i kraftbransjen samfakturere nettleie og elektrisk energi uten å søke dispensasjon.
Den ene leverandøren kan altså utstede salgsdokument på vegne av den andre, og det kan brukes felles nummerserie. Kravene til salgsdokumentets innhold i bokføringsforskriftens delkapittel 5-1 gjelder for øvrig for hver av partenes omsetning. Se bff. § 8-15-1.
Offentlige virksomheter skal kreve e-faktura
Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser trådte i kraft 2. april 2019, og vil gjelde for anskaffelser som starter etter dette. Forskriften omfatter både stat og kommune, og sier at alle offentlige virksomheter som er omfattet av lov om offentlige anskaffelser, skal kreve elektronisk faktura på elektronisk handelsformat (EHF). Leverandører som vil være med i konkurransen om å levere varer og tjenester til det offentlige må forholde seg til den nye forskriften. Dette vil bidra til økt digitalisering i næringslivet og sørge for at en større del av anskaffelsesprosessen blir digital. Dette sparer både oppdragsgivere og leverandører for tid og penger. Bruk av e-faktura kan bidra til at det gjøres færre feil, redusert tidsbruk, mindre papir og til at faktura betales ved forfall. Det åpner for kortere betalingsfrister, og er bra for miljøet.
Forskriften implementerer EUs direktiv 2014/55EU om elektronisk faktura i offentlige innkjøp og gjelder anskaffelser av varer og tjenester over 100 000 kroner eksklusive merverdiavgift. Forskriften viderefører det som for mange allerede er praksis, men betyr at også mer enn 135 000 næringsdrivende kan ta i bruk den nye versjonen av EHF-faktura.
Elektronisk handelsformat (EHF) er en standard for elektronisk utveksling av informasjon mellom oppdragsgiver og leverandør gjennom hele anskaffelsesprosessen. Standarden gjør at dokumenter som sendes fra for eksempel en oppdragsgiver, kunne leses av leverandørens datasystem selv om systemene er ulike.
Informasjon om hvordan du som offentlig innkjøper eller leverandør til offentlig sektor kan komme i gang med elektronisk fakturering på det nye standardformatet og gjennom PEPPOL-nettverket finner du på Difis nettsider.
Omvendt fakturering - kjøper utsteder faktura på vegne av selger
Bokføringsforskriften § 5-2-1 sier at salgsdokumentet skal utstedes av selger, men at bokføringspliktig som kjøper varer eller tjenester fra ikke-bokføringspliktig selger, likevel kan utstede salgsdokumentet på vegne av selger.
Videre angir bff. § 5-2-1 tredje ledd hvilke bokføringspliktige kjøpere som kan utstede salgsdokumentasjon på vegne av selger.
Kjøper som alene besitter grunnlaget for vederlaget i salgsdokumentasjonen
Reglen i bff. § 5-2-1 tredje ledd bokstav e har som forutsetning at kjøper alene besitter hele eller deler av materialet for beregning av omfang, vekt, kvalitet eller lignende som grunnlag for utbetaling av provisjon eller annet vederlag til selgeren. Dersom selger også besitter hele eller deler av dette må det søkes dispensasjon etter bff. § 5-2-8 for at kjøper skal kunne utstede salgsdokumentasjonen.
Skattedirektoratet understreker i SKD 300609 at det er en forutsetning for at kjøper skal kunne utstede salgsdokument etter bokføringsforskriften § 5-2-1 tredje ledd bokstav e, at ikke selgeren selv kjenner til grunnlaget det skal faktureres etter. Dette betyr at dersom både kjøper og selger sitter inne med hele fakturagrunnlaget, så er det fortsatt selger som skal utstede salgsdokument iht. hovedregelen i bokføringsforskriften § 5-2-1 første ledd. Dersom det derimot er slik at selgeren må innhente hele eller deler av fakturagrunnlaget fra kjøperen, kan unntaksbestemmelsen i bff. § 5-2-1 annet ledd bokstav e benyttes. Se også omtale av dette prinsipputtalelse fra 23.03.17.
Med virkning fra 1. juni 2019 er Skattedirektoratets myndighet til å gjøre unntak ved enkeltvedtak etter bokføringsloven, bokføringsforskriften og regnskapsloven delegert til skattekontoret. Se nærmere om hvor søknad sendes, innehold mv på Skatteetatens sider.
Se nærmere om nummerering av omvendt faktura under.
Krav til innholdet i salgsdokumentasjonen
Kjøper som utsteder en "omvendt faktura" må utstede salgsdokument med de nødvendige opplysninger med seg selv som kjøper og motparten som selger. Innholdet for øvrig i salgsdokumentet skal følge kravene i bff. § 5-1-1 som omtales ovenfor i temaet her.
Se allikevel nærmere om nummerering av omvendt faktura under.
Der det kjøpes varer eller tjenester fra ikke-bokføringspliktig selger og salgsdokument utstedes i henhold til bff. § 5-2-1 første ledd, vil bokføringsforskriftens regler om salgsdokumentets innhold ikke gjelde selgeren. Kjøper må i et slikt tilfelle utstede salgsdokument som inneholder de nødvendige opplysninger med den ikke-bokføringspliktige som selger og seg selv som kjøper. Se nærmere om nummerering av omvendt faktura under.