Generelt

Utgiftsgodtgjørelse

Krav til innhold i reiseregningen

Dokumentasjonskrav ved utgiftsrefusjon

Generelt

Utbetalinger (refusjoner) som kun dekker utgifter pådratt i forbindelse med utførelse av arbeid kan utbetales trekkfritt dersom utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet bilag som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften kapittel 5, og dokumentasjonen vedlegges arbeidsgiverens regnskaper. Se også avsnittet Utgiftsrefusjon for kravene til innhold i reiseregningen. Dette gjelder også for pendlere som krever refusjon av reiseutgifter ved besøk i hjemmet og beløpet er under kr 92 500 i året samt utgifter til kost og losji på reisene. Se sktbf. § 5-6-11 (1).

Fra 1. juli 2014 ble kravet til originalkvittering eller originalbilag i skattebetalingsforskriften opphevet.

Elektronisk dokumentasjon tilfredsstiller kravet til kvittering eller bilag når dokumentasjonen er utstedt i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen, se bff. § 5-2-9 og sktbf. § 5-6-11 (1).

De nye reglene gjør det nå mulig for den ansatte å sende skannede bilag til arbeidsgiveren eller laste slike bilag opp i et reiseregningsprogram.

Dersom dokumentasjonsreglene ikke er oppfylt, skal utbetalingen behandles som lønn. Arbeidsgiver plikter å foreta forskuddstrekk, og det skal beregnes arbeidsgiveravgift.

Dersom arbeidsgiver har innrapportert den mangelfullt dokumenterte utgiftsrefusjonen som en trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse (og ikke som lønn), kan den ansatte sannsynliggjøre overfor skattemyndighetene at dette er en reell utgift i forbindelse med utførelsen av arbeidet. Beløpet rettes deretter i den forhåndsutfylte skattemeldingen, slik at han likevel ikke bli skattelagt for beløpet, se SKD 220207.

Refusjon av reiseutgifter

  • Flybillett og togbillett ut over ordinær pris
    Refusjon av togbilletter med billettpris ut over ordinær pris (f.eks. komfortbillett eller lignende) eller flybilletter må legitimeres ved togbillett eller kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap for å kunne utbetales trekkfritt. Se sktbf. § 5-6-11 (3).

  • Billettløse reiser
    Billettløse reiser må legitimeres med reisebeskrivelse fra reiseselskapet og må inneholde følgende opplysninger:
    • foretatte reiser
    • arbeidstakers navn
    • reiserute med tid og sted for avreise og ankomst
    • pris

    Kan ikke reiseselskapet levere reisebeskrivelse om foretatte reiser, må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling.

    Dersom billettløse reiser gjennomføres ved bruk av kort som gjelder et begrenset antall reiser skal reiseutgiftene i tillegg legitimeres med faktura fra reiseselskapet.

    Billettløse flybilletter i form av kort som gjelder et ubegrenset antall reiser i et begrenset tidsrom, slik som Travel Pass og lignende ordninger, kan dekkes trekkfritt dersom de legitimeres med faktura fra reiseselskapet og arbeidstakeren sender reisebeskrivelser fortløpende etter hvert som reisene foretas i det tidsrommet kortet gjelder. Reisebeskrivelsene skal ha samme innhold som punktlisten over, med unntak av opplysninger om pris.

    Se sktbf. § 5-6-11 (3).

  • Andre tilfeller
    Andre tilfeller skal dokumenteres med underskrevet reiseregning som angir hvilket transportmiddel som er benyttet samt billettpris på strekningen.

Småutgifter

Diverse småutgifter, som f.eks. bompasseringer, parkometer, dagsoblater for piggdekkgebyr, drikkepenger o.l., kan dekkes uten bilag når disse kan anses som nødvendige utgifter i forbindelse med arbeidet eller oppdraget, og utgiftene fremgår av reiseregning, jf. sktbf. § 5-6-12 (3). Se sktbf. § 5-6-11 (6) og skatteforvaltningsforskriften § 7-2-3 og 7-2-4.

NB! Refunderes småutgifter uten bilag vil bedriften ikke ha fradrag for inngående merverdiavgift pga. manglende dokumentasjon for avgiften jf. mval. § 15-10 (1).

Stikkord: bilag, drikkepenger, driks, formalkrav, original, originalbilag, reiseregning, signatur, småutlegg, tips, tipspenger, tips, kommandittselskap, formkrav, reiserekning, drikkepenger

Arbeidsgiver betaler reiseutgiftene direkte til reiseselskapet på bakgrunn av faktura