Kort oppsummert
Begrepsbruk
Lønn
Bokføring
Utleggsdokumentasjon
Arbeidsgiver kan på visse vilkår refundere faktiske utgifter arbeidstaker har hatt i forbindelse med arbeidet trekkfritt. Det kreves blant annet at utgiftene må være dokumentert med kvittering eller annet bilag som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften kapittel 5, og at bestemte opplysninger påføres bilaget eller vedlegg til dette. Nødvendig informasjon kan enten påføres direkte på kvitteringen (bilaget) eller på en utleggsoppstilling der kvitteringene legges ved. Dokumentasjonen vedlegges arbeidsgiverens regnskaper.
Opplysninger på dokumentasjonen
Generelle krav
Dokumentasjon av utleggsrefusjonen må minimum inneholde følgende opplysninger:
- den ansatte må utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt, jf. bff. § 5-5-1 fjerde ledd
- formålet med utgiftsdekningen eller bruksområdet for varene og tjenestene og navnet på arbeidstakeren må fremgå av bilaget eller vedlegg (utleggsoppstilling/reiseregning) til dette, jf. bff. § 5-5-1 fjerde ledd og sktbf. § 5-6-11 (1)
- utgiftene må dokumenteres med kvittering eller annet bilag som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften kapittel 5, se også punktet angivelse av kjøper
- dokumentasjonen må vedlegges arbeidsgiverens regnskap, jf. sktbf. § 5-6-11 (1)
Dokumentasjonen må inneholde tilstrekkelig informasjon til at det er åpenbart at den aktuelle utgiften skyldes tjenstlig bruk.
Tilleggskrav
Bevertningsutgifter
Ved refusjon av bevertningsutgifter skal det opplyses om:
- formålet med bevertningen,
- navnet på de personer som bevertningen omfatter
- navnet på den virksomhet som personen representerer
Se sktbf. § 5-6-11 (1).
Reise- og oppholdsutgifter
Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det opplyses om:
- hva formålet med reisen har vært
- hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
Se sktbf. § 5-6-11 (1) og temaet Refusjon av reisekostnader.
I tillegg krever bff. § 5-9 at det skal fremgå av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter
- hvem utgiftene omfatter
I bff. § 5-9 kreves det også at dokumentasjonen av reise- og oppholdsutgifter som består av flere reisedokumenter, skal ha en gjensidig henvisning mellom reisedokumentene dersom opplysningene i kulepunktene over ikke fremkommer på reisedokumentet.
Et eksempel på dette kan være at utgifter til flyreise og hotellopphold er fakturert direkte til den bokføringspliktige (arbeidsgiver), mens den ansatte legger ut for utgifter til måltider, drosje mv. på reisen. I slike tilfeller må både dokumentasjonen av flyreisen, dokumentasjonen av hotelloppholdet og reiseregningen fra den ansatte i utgangspunktet inneholde opplysninger om hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Hvis ikke, må det være gjensidig henvisning mellom det dokumentet som inneholder disse opplysningene (typisk reiseregningen), og øvrig dokumentasjon (for eksempel dokumentasjon av utgifter til flyreise og hotellopphold). Kilde: Bokføringsloven - kommentarutgave (Kaaby) | Bokføringsforskriften § 5-9. Reise- og oppholdsutgifter.
Kjøpsdokumentet (kvitteringen)
Elektroniske kvitteringer eller bilag (salgs-/kjøpsdokumentet) må være i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen, jf. bff. § 5-2-9.
Kjøpsdokumentets innhold
Kravene til bilaget i bokføringsforskriften er:
- nummer og dokumentasjonsdato (utstedelsesdato)
- angivelse av partene
- ytelsens art og omfang
- tidspunkt og sted for levering av ytelsen
- vederlag og betalingsforfall
- mva og andre avgifter
jf. bff. § 5-1-1. Se mer om dette i temaet om formelle krav til innholdet i salgsdokumentasjonen.
Fra 1. juli 2014 ble kravet til originalkvittering eller originalbilag i skattebetalingsforskriften opphevet. Dette gjør det mulig for den ansatte å sende skannede bilag til arbeidsgiveren eller laste slike bilag opp i et reiseregningsprogram.
Elektronisk dokumentasjon tilfredsstiller kravet til kvittering eller bilag når dokumentasjonen er utstedt i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen, se bff. § 5-2-9 og sktbf. § 5-6-11 (1).
Dersom dokumentasjonsreglene ikke er oppfylt, skal utbetalingen behandles som lønn. Arbeidsgiver plikter å foreta forskuddstrekk, og det skal beregnes arbeidsgiveravgift.
Billetter
Flybillett og togbillett ut over ordinær pris
Refusjon av togbilletter med billettpris ut over ordinær pris (f.eks. komfortbillett eller lignende) eller flybilletter må legitimeres ved togbillett eller kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap for å kunne utbetales trekkfritt. Se sktbf. § 5-6-11 (3).
Arbeidsgiver betaler reiseutgiftene direkte til reiseselskapet på bakgrunn av faktura
Er arbeidstaker på tjenestereise og arbeidsgiver betaler reise med tog ut over ordinær billettpris (for eksempel komfortbillett eller lignende) eller fly direkte til reiseselskapet på bakgrunn av en faktura, faller dette utenfor utgiftsrefusjonsbegrepet og dokumentasjonskravene i skbf. § 5-6-11 (3). I mangel av positiv bestemmelse kan det derfor i følge Skattedirektoratets uttalelse i slike tilfeller ikke kreves at arbeidstaker leverer inn togbillett eller kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap.
Det påpekes imidlertid i uttalelsen at arbeidsgiver likevel på eget initiativ kan oppfordre arbeidstakerne til å levere inn disse bilagene siden arbeidsgiver kan ha stor egeninteresse i å få inn slike bilag bl.a. med sikte på kontroll av fakturaen fra reiseselskapet.
Billettløse reiser
Billettløse reiser må legitimeres med reisebeskrivelse fra reiseselskapet og må inneholde følgende opplysninger:
- foretatte reiser
- arbeidstakers navn
- reiserute med tid og sted for avreise og ankomst
- pris
Kan ikke reiseselskapet levere reisebeskrivelse om foretatte reiser, må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling.
Dersom billettløse reiser gjennomføres ved bruk av kort som gjelder et begrenset antall reiser skal reiseutgiftene i tillegg legitimeres med faktura fra reiseselskapet.
Billettløse flybilletter i form av kort som gjelder et ubegrenset antall reiser i et begrenset tidsrom, slik som Travel Pass og lignende ordninger, kan dekkes trekkfritt dersom de legitimeres med faktura fra reiseselskapet og arbeidstakeren sender reisebeskrivelser fortløpende etter hvert som reisene foretas i det tidsrommet kortet gjelder. Reisebeskrivelsene skal ha samme innhold som punktlisten over, med unntak av opplysninger om pris.
Se sktbf. § 5-6-11 (3).
Andre tilfeller
Andre tilfeller skal dokumenteres med underskrevet reiseregning som angir hvilket transportmiddel som er benyttet samt billettpris på strekningen. Reiseregningen må oppfylle legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3).
Angivelse av kjøper
Noen ganger vil utleggene være adressert til den ansatte, mens andre ganger er det kontantutlegg uten adressat. Arbeidsgiver må ved mottak vurdere om dette er kostnader som vedrører virksomheten og for øvrig påse at dokumentasjonsreglene i bokføringsforskriften kapittel 5, herunder angivelse av kjøper, følges.
Som hovedregel skal angivelse av kjøper i kjøpsdokumentet minst inneholde kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til enhetsregisterloven § 23, jf. bff. § 5-1-2 første ledd.
Det er gitt unntak fra angivelse av kjøper (arbeidsgiver) i dokumentasjon av kjøp som er lagt ut av en ansatt. Kjøp som er lagt ut av ansatt skal allikevel angi kjøper i dokumentasjonen når kjøpet gjelder:
- varer eller tjenester som er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i vare- eller tjenesteproduksjon og vederlaget overstiger kr 1 000 inklusive merverdiavgift, jf. bff. § 5-5-1 fjerde ledd eller
- hvor kjøpet gjelder drivstoff til bruk i person- eller varetransport, bff. § 5-3-12 tredje ledd eller
- for kontante kjøp når vederlaget utgjør mer enn kr 40 000 inklusive merverdiavgift og det betales med kontanter, jf. bff. § 5-3-12 tredje ledd.
I de to første kulepunktene over er det virksomheten som skal oppgis som kjøper i dokumentasjonen. Når det gjelder tredje kulepunkt antas det at det er den ansatte som skal angis som kjøper. Dette fordi det interessante er å identifisere hvor den kontante pengestrømmen kom fra, og det vil i slike tilfeller være den ansattes midler.
Se Bokføringsloven - kommentarutgave (Kaaby) under Bokføringsforskriften § 5-3-12. Krav til innhold mv. i salgsdokument punkt 6 og 7.
Se også SKD 200614.
Betaling med virksomhetens betalingskort eller fra virksomhetens bankkonto
Dersom den ansatte betaler med virksomhetens bankkort/kredittkort eller beløpet belastes virksomhetens bankkonto, anses ikke dette som den ansattes utlegg. Her vil derfor bokføringsreglenes generelle krav til angivelse av kjøper i kjøpsdokumentet gjelde. Se temaet Formkrav faktura (salgsdokumentasjon) under punktet Angivelse av kjøper. Kjøpsdokumentet er salgsdokument selger har utstedt og skal inneholde de opplysningene som fremgår av bokføringsforskriften delkapittel 5-1 og bff. § 5-3-12.
Hovedregelen er at salgsdokumentet skal angi kjøpers (arbeidsgivers) navn, og adresse eller organisasjonsnummer, se bff. § 5-1-2.
Dette gjelder også ved kontantsalg fra detaljist dersom kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for
- videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, og vederlaget er over kr 1 000 inklusive merverdiavgift eller
- hvor kjøpet gjelder drivstoff til bruk i person- eller varetransport eller
- vederlaget er på kr 40 000 eller mer inklusive merverdiavgift og det betales med kontanter.
For alle andre tilfeller av kontantsalg fra detaljist enn de som er nevnt i punktlisten over, er det imidlertid gitt unntak fra kravet om angivelse av kjøper i salgsdokumentet. I disse tilfellene trenger altså ikke selger å angi kjøper med mindre kjøper krever det.
Kjøper den ansatte varer og tjenester fra detaljist og betaler med virksomhetens bankkort eller kredittkort, og kjøper angis i salgsdokumentet, må den ansatte påse at riktig kjøper, altså arbeidsgiver, er angitt i salgsdokumentet. Den ansatte kan altså ikke være angitt som kjøper i salgsdokumentet i disse tilfellene.
Skattelovens kapittel 6 om fradrag krever at kostnaden skal være pådratt for å erverve, vedlikeholde eller sikre skattepliktig inntekt. Det er ingen særskilte dokumentasjonskrav i skatteloven for dokumentasjon av fradragsretten, så dersom det kan dokumenteres at kjøpet er pådratt for å erverve, vedlikeholde eller sikre skattepliktig inntekt vil det trolig ikke kunne nektes skattemessig fradrag selv om det i dette tilfellet ikke er stilet til riktig kjøper.
Når det gjelder bestemmelser i merverdiavgiftsloven om dokumentasjonsplikt så gjelder bestemmelsene i mval. § 15-10. Merverdiavgiftsforskriften § 15-10 henviser til bokføringslovens regler for dokumentasjon, jf. bestemmelsene i mval. § 15-10 (5). At salgsdokumentet ikke er stilet til riktig kjøper slik bff. § 5-3-12 krever, trenger nødvendigvis ikke å påvirke fradragsretten. I MVA-håndboken § 15-10 første ledd - Dokumentasjon av inngående merverdiavgift under punktet Nærmere om kravene til dokumentasjon og stikkordet "Faktura utstedt til andre enn kjøper" omtales et tilfelle der faktura var stilet til en privatperson, men de materielle vilkårene for fradragsretten ble allikevel ansett som oppfylt.
Ikke krav til originalbilag
I 2014 endret Skattedirektoratet kravet til originalbilag eller -kvittering ved refusjon av arbeidstakerens kostnader som er pådratt i forbindelse med utførelse av arbeidet, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11. Reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg kan etter dette behandles elektronisk fra arbeidstakers side, både på den ansattes hånd og ved bedriftens håndtering av utleggene i etterkant. Arbeidstaker kan altså sende inn reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg elektronisk, uavhengig av om "originalbilaget" er papirbasert eller elektronisk.
Småutgifter
Diverse småutgifter, som f.eks. bompassering, parkometer o.l., kan dekkes uten bilag når disse kan anses som nødvendige utgifter i forbindelse med arbeidet eller oppdraget, og utgiftene fremgår av reiseregning jf. sktbf. § 5-6-12 (3), se sktbf. § 5-6-11 (6) og sktfvfs. § 7-2-3 (3). Som småutgifter regnes også porto, telefon, telegrammer, drikkepenger o.l., når disse kan anses som nødvendige utgifter i forbindelse med arbeidet eller oppdraget, se sktfvfs. § 7-2-4 (2).
NB! Refunderes småutgifter uten bilag vil bedriften ikke ha fradrag for inngående merverdiavgift pga. manglende dokumentasjon for avgiften jf. mval. § 15-10 (1).
Reskontroføring
Bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd først og annet punktum krever at kontante kjøp skal inngå i leverandørspesifikasjoner i følgende tilfeller:
- varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, med unntak for de tilfeller hvor det ikke er krav om å angi kjøper i salgsdokumentet, jf. bff. § 5-3-12
- vederlaget utgjør mer enn kr 40 000 inklusive merverdiavgift og det betales med kontanter.
Se bff. § 3-1 første ledd nr. 4.
For en grei oversikt over type transaksjoner som kreves reskontroført i forbindelse med utlegg gjort av ansatte, se tabell i boken Bokføringsloven - kommentarutgave (Kaaby).
Tilfeldige kjøp kan spesifiseres på felles leverandørkonto med relevante identifikasjonskoder slik at opplysningsplikten kan ivaretas, jf. bff. § 3-1 annet ledd siste punktum.
Se eksempel 2 under.
Oppbevaring og sikkerhetskopiering
Dokumentasjonen skal oppbevares på en måte som opprettholder lesekvalilteten i hele oppbevaringsperioden. Dette gjelder både for oppbevaring på papir og elektronisk, se bff. § 7-1. Bokføringsregelverket har ikke krav om at papirbilag skal oppbevares i original. Dette betyr at papirbilag kan skannes for elektronisk oppbevaring. Papirdokumentasjon skal imidlertid oppbevares til det er tatt sikkerhetskopiering av det elektroniske regnskapsmaterialet, jf. bokføringsforskriften § 7-2 tredje ledd.
Bff. § 7-2 inneholder også utfyllende regler om sikkerhetskopiering.
Elektronisk signatur
Vi antar at det vil være de samme vurderingene som vil ligge til grunn for elektronisk signatur på utleggsoppstillinger som for elektronisk signatur på reiseregninger.