Kontohjelp

Eksempel 1 - Kontantkjøp mobiltelefon på vegne av arbeidsgiver

En ansatt hos et regnskapsførerselskap får en skriftlig bekreftelse på at han kan kjøpe en mobiltelefon hos et varehus på vegne av regnskapsførerselskapet og legge ut for dette kjøpet. Mobiltelefonen koster 8 000 kroner og kjøpers navn står ikke på kvitteringen.

For å få refundert utlegget på 8 000 kroner må den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser at han har lagt ut for et kjøp av en mobiltelefon til 8 000 kroner. Den ansattes navn og formålet med utgiftsdekningen må fremgå av oppstillingen. Kjøpet må dokumenteres med kvitteringen og kvitteringen må tilfredsstille kravene i bokføringsforskriftens kapittel 5, med unntak av kravet til angivelse av kjøper. I dette tilfellet er det altså gitt unntak for å angi kjøper i salgsdokumentet. For å dokumentere at kjøpet er godkjent av arbeidsgiver og at mobiltelefonen er regnskapsførerselskapets eiendom, legges den skriftlige korrespondansen sammen med utleggsoppstillingen og alt vedlegges arbeidsgivers regnskap.

Utlegget kan bokføres D/6903 Mobiltelefon K/1920 Bank (utbetaling til den ansatte).

Eksempel 2 - Kontantkjøp av innsatsfaktor med verdi over kr 1 000

En ansatt i et malerselskap er nesten ferdig med å male et hus for en kunde når han ser at han ikke har nok maling. Han kjører til nærmeste butikk og legger ut for kjøp av mer maling. Malingen koster over 1 000 kroner. Siden den ansattes utlegg er et kontantkjøp over 1 000 kroner og malingen er en innsatsfaktor for malerselskapet, så vil kravene til dokumentasjon og bokføring være som følger:

• Den ansatte må påse at kvitteringen som utstedes av butikken angir malerselskapet som kjøper, se bff. § 5-3-12 tredje ledd og § 5-5-1 fjerde ledd.
• Den ansatte må levere kvitteringen han mottok fra butikken til malerselskapet for å kreve skattefri refusjon, se bff. § 5-5-1 fjerde og femte ledd og sktbf. § 5-6-11 første ledd.
• Malerselskapet må reskontroføre kjøpet i leverandørspesifikasjonen ("inn og ut") på butikkens leverandørkonto, se bff. § 3-1 annet ledd annet punktum.

Utlegget kan bokføres D/4000 og K/butikkens leverandørkonto. Deretter D/butikkens leverandørkonto og K/1920 Bank (utbetaling til den ansatte).