Kort oppsummert
Begrepsbruk
Lønn
Hvem kan få trekkfri utgiftsrefusjon
Skattebetalingsforskriftens regler for utgiftsrefusjon kan kun benyttes for de personer som har et ansettelsesforhold til den bokføringspliktige,se skattebetalingsforskriften § 5-6-11 (1) første punktum. Dette innebærer at for eksempel innehaver av enkeltpersonforetak og deltakere i ansvarlige selskaper ikke kan kreve refusjon av utlegg etter disse reglene. I praksis aksepteres det også at styremedlemmer, som ikke anses som ansatte i virksomheten, kan få refundert utlegg som pådras i utføringen av sine verv for virksomheten. Dette gjelder typisk reise- og oppholdsutgifter, jf. bokføringsforskriften § 5-9. Se Bokføringsloven - kommentarutgave (Kaaby) § 5-5-1 note 12.
Trekkfri utgiftsrefusjon
Dekker arbeidsgiver de ansattes utlegg av kostnader som er pådratt i forbindelse med utførelse av arbeidet, oppdraget eller vervet og dekningen ikke gir noe overskudd eller dekker private kostnader, kan kostnadene refunderes trekk- og skattefritt forutsatt at dokumentasjonskravene i sktbf. § 5-6-11 er oppfylt, se punktet om utleggsdokumentasjon. Det skal heller ikke beregnes arbeidsgiveravgift av ytelsen, se ftrl. § 23-2 tredje ledd.
Trekkfritak forutsetter altså i tillegg til dokumentasjonskravet at:
- utgiftsrefusjonen ikke gir overskudd eller dekker private kostnader,
- skattyter har dekket alle kostnader selv, og
- arbeidsgiver/oppdragsgiver ikke har subsidiert kostnadene som godtgjørelsen er ment å dekke på annen måte.
Se også eget tema om utgiftsrefusjon.
Innrapportering
Skattefri utgiftsrefusjon er ikke innrapporteringspliktig jf. sktfvfs. § 7-2-2 og 7-2-3 og sktfvl. § 7-2.
Trekkpliktig utgiftsrefusjon
Dersom dokumentasjonsreglene i skattebetalingsforskriften ikke er oppfylt, skal utbetalingen behandles som trekk- og avgiftspliktig utgiftsgodtgjørelse. Dvs. at arbeidsgiver plikter å foreta forskuddstrekk, og det skal beregnes arbeidsgiveravgift.
Er utgiftsrefusjonen mangelfullt dokumentert og dermed innrapportert som en trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse (og ikke som lønn), kan den ansatte sannsynliggjøre overfor skattemyndighetene at dette er en reell utgift i forbindelse med utførelsen av arbeidet. Beløpet kan da rettes i den forhåndsutfylte skattemeldingen, slik at den ansatte likevel ikke bli skattelagt for beløpet, se SKD 220207.
Refusjoner som enten ikke dekker kostnader, eller som skal dekke andre kostnader enn kostnader i forbindelse med utførelse av arbeidet, herunder private kostnader, anses ikke som utgiftsrefusjoner i denne sammenheng, og slike ytelser behandles som trekk- og avgiftsplikt lønn og annen godtgjørelser.
Innrapportering
Utgiftsrefusjoner som ikke er tilstrekkelig dokumentert innrapporteres på a-meldingen som Utgiftsgodtgjørelse - trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse annet.
Utbetalinger som ikke dekker kostnader eller som dekker andre kostnader enn kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid er trekk- og avgiftspliktige og innrapporteres på a-meldingen som Andre lønnsytelser (kontantytelse annet).