Kort oppsummert
Trekkfri bilgodtgjørelse
Trekkfri bilgodtgjørelse er bilgodtgjørelse som utbetales med Skattedirektoratets skattefrie sats eller lavere og er dokumentert i samsvar med legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (11).
Satser
Bilgodtgjørelse
Lønn
Bilgodtgjørelse
Arbeidsgiver kan utbetale bilgodtgjørelse (kjøregodtgjørelse) for å dekke utgifter den ansatte har hatt ved bruk av privat bil på tjeneste-/yrkesreiser. Bilgodtgjørelse som utbetales som kilometergodtgjørelse etter Skattedirektoratets skattefrie sats eller etter lavere kilometersats, kan utbetales trekk- og skattefritt, se sktbf. § 5-6-12 (10). Et eventuelt overskudd på kjøregodtgjørelse ved bruk av Skattedirektoratets skattefrie sats (eller lavere sats) når privat bil brukes i yrket, regnes ikke som skattepliktig inntekt, se FSFIN § 5-15-7. Med overskudd menes differansen mellom godtgjørelsen og de faktiske bilkostnadene.
Sammen med bilgodtgjørelsen kan et tillegg for kjøring med passasjerer, kjøring på skogs- og anleggsvei eller hvis skattyter må frakte utstyr og materiell utbetales skattefritt etter Skattedirektoratets skattefrie sats.
Følgende vilkår må være oppfylt for at bilgodtgjørelse og eventuelle tillegg kan utbetales trekk- og skattefritt:
- Reisen må være en yrkesreise eller en tjenestereise.
Utbetaler arbeidsgiver bilgodtgjørelse til den ansatte for arbeidsreiser (reise mellom hjem og fast arbeidssted eller reise mellom faste arbeidssteder), vil godtgjørelsen være skattepliktig, se Skatte-ABC for definisjon av arbeidsreise og yrkesreise. - Kilometersatsen må ikke være høyere enn Skattedirektoratets skattefrie satser, se Satsforskriften § 4 første og tredje ledd
- Kilometergodtgjørelsen må legitimeres ved reiseregning i samsvar med legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (11).
Se også punktet Dokumentasjon under.
Den skattefrie satsen for bilgodtgjørelse er ikke sammenfallende med satsene i statens særavtaler. Utbetales kilometergodtgjørelse for bruk av egen bil i tråd med statens særavtaler, medfører dette et skattepliktig overskudd. Se punktet Bilgodtgjørelse ut over skattefri sats. For tilleggene som kan utbetales er de skattefrie satsene og statens satser like for årene 2022-2025.
Strekning der arbeidstaker ikke selv er med i bilen
Særavtale for reiser utenlands (utenlandsregulativet) § 6 og Særavtale for reiser innenlands (innenlandsregulativet) § 6 gir på visse vilkår rett til skattefri kilometergodtgjørelse for privat bruk av bil på delstrekninger der arbeidstaker ikke selv er med i bilen. Kilometergodtgjørelse er skattefri for mottakeren hvis:
- arbeidstaker er på yrkesreise og
- blir hentet eller kjørt til flyplass ol.,
- godtgjørelsen ikke overskrider satsene fastsatt av Skattedirektoratet og
- legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (11) er oppfylt, jf. satsforskriften § 4 annet ledd og skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (10).
Se Skatte-ABC og legitimasjonskrav under punktet Dokumentasjon.
Eksempel
Legitimert bilgodtgjørelse utbetalt etter Skattedirektoratets skattefrie sats for 2024/2025
Arbeidstakeren kjører 250 km med egen bil på en yrkesreise og får utbetalt bilgodtgjørelse fra arbeidsgiveren etter Skattedirektoratets skattefrie sats, se Satsforskriften § 4 første ledd. Arbeidstakeren har levert reiseregninger som tilfredsstiller legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (11).
Trekk- og skattefri bilgodtgjørelse for kjørte 250 km = 250 km x kr 3,50 = kr 875
Passasjertillegg
Når det tas med arbeidstakere i bilen kan det i tillegg til bilgodtgjørelsen gis et skattefritt passasjertillegg etter satsen i Satsforskriften § 4 tredje ledd.
Dersom passasjertillegg utbetales er det et vilkår for skattefritaket at også passasjeren er på yrkesreise/tjenestereise, og dersom passasjeren ikke er kollega, er det krav om at passasjeren har tilstrekkelig grad av tilknytning til utførelsen av oppdraget.
For kjøreskolelærere som bruker privat bil, se brevet fra Skatteetaten til Autoriserte Trafikkskolers Landsforbund.
Tilhengergodtgjørelse
Skattefritt tillegg for utstyr som fraktes med tilhenger
Når det er nødvendig med tilhenger for å bringe med utstyr og materiell som på grunn av sin vekt og beskaffenhet ikke er naturlig å plassere i bagasjerom eller på takgrind, kan det i tillegg til ordinær bilgodtgjørelse gis en skattefri ekstragodgjørelse etter satser fastsatt i Satsforskriften § 4 tredje ledd. For å få utbetalt dette tillegget skattefritt, må det som hovedregel faktisk brukes tilhenger (se unntak under). Slik godtgjørelse gis når skattyter frakter f.eks. etsende væsker, tilgrisede eller skitne gjenstander, eller utstyr som på grunn av sin beskaffenhet må fraktes på tilhenger.
Skattefritt tillegg for utstyr som fraktes inne i bilen
I noen få tillfeller kan ekstragodtgjørelse utbetales skattefritt med tillhengersatsen når utstyr fraktes inne i bilen. Dette gjelder for:
- utstyret veier minst 150 kg og/eller utgjør minst 0,5 kubikkmeter eller
- gjenstandene er av en slik beskaffenhet at de stikker ut bak kjøretøyet og derfor må merkes.
Se Særavtale for reiser innenlands (innenlandsregulativet) § 6 nr. 3 b og Skatte-ABC 2024 | Bil - godtgjørelse | 2.7. Tillegg til ordinær bilgodtgjørelse.
Skogs- og anleggsveier
Det kan utbetales et skattefritt tillegg for kjøring på skogs- og anleggsveier etter satsen i Satsforskriften § 4 fjerde ledd.
Innrapportering
Bilgodtgjørelse, passasjertillegg, tilhengergodtgjørelse og godtgjørelse for kjøring på skogs- og anleggsveier innrapporteres som vist i veiledningen for a-meldingen under punktet Bilgodtgjørelse - trekkfri bilgodtgjørelse, passasjertillegg mv., jf. skatteforvaltningsforskriften § 7-2-9 (1) bokstav h.
Dokumentasjon
Dokumentasjonskrav
Trekkfri bilgodtgjørelse for yrkes- eller tjenestekjøring må dokumenteres med en fortløpende oppstilling (reiseregning).
Reiseregningen må minimum inneholde:
- arbeidstakers navn, adresse og underskrift
- dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise
- formålet med reisen
- hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
- fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
- totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
- navn på passasjer det kreves passasjertillegg for
Se sktbf. § 5-6-12 (11).
Oppbevaring
Oppstillingene og reiseregningene er spesifikasjoner av lønnsopplysningspliktige ytelser og skal oppbevares som bilag til arbeidsgiverens regnskaper. Slik dokumentasjon regnes som spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt jf. bfl. § 13 første ledd nr. 2 og annet ledd første punktum.
Merverdiavgift
Det er ikke aktuelt med fradrag for inngående merverdiavgift når det gjelder bilgodtgjørelse, da slik utgiftsgodtgjørelse ikke anses som omsetning og merverdiavgift derfor ikke vil være beregnet.