Bokføringsregler

Med bokføring menes registrering i regnskapssystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader. Bokføring kjennetegnes av at det posteres til debet og kredit med like store beløp.

Bokføringsplikten etter lov 19.11.2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven) innebærer plikt til bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger, og dette skal skje i samsvar med de grunnleggende prinsipper nevnt i bokføringsloven § 4. Etter bfl. § 4 (1) nr. 1 skal det foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

Det er gitt utfyllende bestemmelser til bokføringsloven i forskrift 01.12.2004 nr. 1558 om bokføring(bokføringsforskriften).

Bokføringsplikt

Bokføringspliktige etter bokføringsloven § 2 er:

  • Enhver som har regnskapsplikt etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. har bokføringsplikt etter denne loven.
  • Enhver som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt mv. etter skatteforvaltningsloven § 8-2, har bokføringsplikt etter denne loven for den virksomhet som drives. Det samme gjelder enhver som har plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift etter skatteforvaltningsloven § 8-3. Dette gjelder likevel ikke tilbydere av elektroniske tjenester som leverer skattemelding for merverdiavgift som nevnt i skatteforvaltningsloven § 8-3 første ledd bokstav e, og som er bokføringspliktig utelukkende på grunnlag av plikten til å levere skattemelding etter bestemmelsen her.

Kommuner, fylkeskommuner og kommunale og fylkeskommunale foretak må også følge reglene i bokføringsloven § 2 til § 14, samt bokføringsforskriften kapittel 2 til 7, jf. forskrift 15. desember 2000 nr. 1424 om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) § 2 og forskrift 24. august 2006 nr. 1033 om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak § 8.

Arbeidsgivere som ikke har bokføringsplikt etter bokføringsloven skal, dersom vedkommende velger å ikke føre lønningsregnskap som tilfredsstiller kravene i bokføringsloven med forskrift, føre en lønningsliste for hver mottaker av lønn eller annen godtgjørelse, jf. skattebetalingsforskriften § 5-11-2, hvor det er gitt nærmere bestemmelser om innholdet av lønningslisten, tidspunktet for når opplysningene skal føres på listen og den dokumentasjon som skal være vedlagt.

Etter skatteforvaltningsloven § 8-1 skal for øvrig den som selv har opplysningsplikt etter skatteforvaltningsloven kapittel 8, innrette sin bokføring slik at opplysningene kan gis og kontrolleres.

Ajourholdskrav

Det følger av hovedregelen i bokføringsloven § 7 at den bokføringspliktige skal bokføre alle opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i bokføringsloven § 5 og pliktig regnskapsrapportering. Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, jf. bokføringsloven § 7 (2).

Bokføringspliktige med færre enn 600 bilag i året er unntatt fra kravet om ajourføring hver fjerde måned, jf. bokføringsforskriften § 4-1.

Spesifikasjonskrav

Etter bokføringsloven § 5 skal den bokføringspliktige for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned (se unntak ovenfor), være i stand til å kunne utarbeide:

  1. bokføringsspesifikasjon,
  2. kontospesifikasjon,
  3. kundespesifikasjon,
  4. leverandørspesifikasjon,
  5. spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet,
  6. spesifikasjon av salg til eiere og deltakere,
  7. spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal den bokføringspliktige i tillegg være i stand til å kunne utarbeide:

  1. spesifikasjon av merverdiavgift,
  2. spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser,
  3. spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap.

Regnskapssystemet skal kunne gjengi de overnevnte spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering på papir.

Spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser skal i henhold til bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 9 inneholder lønnsopplysningspliktige ytelser spesifisert per periode etter kontoene i regnskapssystemet. Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, per avgiftssats og sone.

Det følger av kommentarene i NOU 2002:20 Ny bokføringslov punkt 6.4.4 Spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser at den bokføringspliktige fritt kan velge om det skal benyttes rene kontoer eller om spesifikasjonen skal skje ved hjelp av regnskapssystemets øvrige koder. I sistnevnte tilfelle må arbeidsgiveren kunne spesifisere hvilke beløp innenfor hver konto som er opplysningspliktig/arbeidsgiveravgiftspliktig.

Dokumentasjonskrav

Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter, jf. bokføringsloven § 10.

Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene, jf. bokføringsloven § 6.

Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummererte eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig. Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, skal foreligge i de tilfeller det er nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger på en enkel måte.

Dokumentasjon av lønn mv.

Etter bokføringsforskriften § 5-6 skal dokumentasjon av lønn og andre opplysningspliktige ytelser, samt forskuddstrekk og utleggstrekk etter skattebetalingsloven, vise ytelsene per motpart (arbeidstaker). Dette gjelder også når det er gitt pålegg om trekk i en ytelse som ikke er gjenstand for forskuddstrekk. Følgende opplysninger skal fremgå av dokumentasjonen:

  1. fødselsnummer
  2. navn og stilling
  3. skattekommune
  4. tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet

Dersom skattekortet ikke er gjort tilgjengelig for arbeidsgiver, og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er kommet til arbeidsgiverens kunnskap, skal arbeidsgiverens dokumentasjon vise navn og nummer på den kommunen hvor mottakeren av ytelsen (arbeidstakeren) oppgir at vedkommende var bosatt 1. november i året før trekkåret. Dersom arbeidstakeren er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret, skal dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge.

Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om trekk, i medhold av skattebetalingslovens kapittel 14, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om:

  1. hvem som har utferdiget pålegget
  2. når pålegget er mottatt
  3. det beløp som skal dekkes ved trekket
  4. inntektsåret som pålegget om trekk gjelder
  5. trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering av forskuddstrekk og utleggstrekk etter skattebetalingsloven skal dokumentasjonen inneholde følgende opplysninger per arbeidstaker:

  1. dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til
  2. brutto ytelse, hvis aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer
  3. eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i
  4. fradrag etter skattebetalingsloven § 5-9 (pensjonsinnskudd, trekkfri fagforeningskontingent mv.)
  5. trekkgrunnlaget
  6. størrelsen av det foretatte forskuddstrekk og utleggstrekk etter skattebetalingsloven.

For arbeidstakere som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert per arbeidstaker:

  1. dato for utført arbeid
  2. antall timer den aktuelle dato
  3. sum timer for den aktuelle perioden

Dokumentasjon av lønn mv. skal utstedes senest på det tidspunkt det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt, og det skal foreligge en lettfattelig beskrivelse av lønnssystemets oppbygging og funksjoner.

Dokumentasjon av reise-, oppholds- og bevertnings­utgifter

Reise- og oppholdsutgifter

Etter bokføringsforskriften § 5-9 skal det fremgå av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i skattebetalingsforskriften.

Det skal være gjensidig henvisning mellom reisedokumentene når dokumentasjonen består av flere reisedokumenter, og de overnevnte opplysningene om reisen ikke fremgår av hvert enkelt dokument.

Bevertningsutgifter

Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter. Se bokføringsforskriften § 5-10 og temaet Representasjon - Bevertning.

Utgiftsrefusjoner

Skattebetalingsforskriften § 5-6-11 (1) og (3) ble endret f.o.m. 1. juli 2014. Endringene legger til rette for at reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg kan behandles elektronisk fra arbeidstakers side, både på den ansattes hånd og ved bedriftens håndtering av utleggene i etterkant. Dette innebærer at det gamle kravet til originalbilag i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 ikke lenger gjelder, og arbeidstaker kan sende inn reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg elektronisk, uavhengig av om «originalbilag» er papirbasert eller elektronisk.

Dokumentasjonskravene i forbindelse med refusjon av bevertningsutgifter krever at det i tillegg til formålet med bevertningen og navnet på de personer som bevertningen omfatter, jf. bff. § 5-11, skal påføres navnet på den virksomhet som personen representerer, sktbf. § 5-6-11 (1).

Se mer på temaet Krav til reiseregningen.

Nærings-/bransjeregler

Det er gitt tilleggsbestemmelser og særlige regler for enkelte næringer og bransjer i bokføringsforskriften kapittel 8. Dette gjelder bl.a. bygge- og anleggsvirksomhet (bokføringsforskriften kap. 8-1), taxinæring (bokføringsforskriften kap. 8-2), frisørvirksomhet og skjønnhetspleie (bokføringsforskriften kap. 8-3), serveringssteder (bokføringsforskriften kap. 8-5), Hotteller mv. (bokføringsforskriften kap. 8-6) og bilverksteder og bilpleie (bokføringsforskriften kap. 8-12).

Personalliste

Arbeidsgivere i enkelte bransjer skal føre personalliste, jf. bokføringsloven § 3a. Dette gjelder bransjene:

  • frisørvirksomhet og skjønnhetspleie, jf. bokføringsforskriften § 8-3-4
  • serveringssteder, jf. bokføringsforskriften § 8-5-6
  • bilverksteder og bilpleie, jf. bokføringsforskriften § 8-12-1

Krav til personallistenes føring, innhold og oppbevaring fremgår av bokføringsforskriften §§ 8-5-6 og 8-5-7.

Personallisten skal føres fortløpende og inneholde opplysninger om de personer som arbeider i virksomheten, herunder også ulønnet og innleid personale. Personallisten skal angi den enkeltes navn og fødselsnummer eller D-nummer, og skal for hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt. Listen kan føres manuelt eller elektronisk.

Skattedirektoratet har gitt en nærmere beskrivelse av reglene om personalliste og gir retningslinjer for skattekontorenes ileggelse av overtredelsesgebyr etter Skatteforvaltningsloven (tidl. ligningsloven) i SKD 4/2019 Krav til føring av personalliste i enkelte bransjer.

Se også temaet Føring og oppbevaring av personallister.

Oppbevaringskrav

Etter bokføringsloven § 13 regnes følgende som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale:

  1. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning,
  2. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering,
  3. dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen,
  4. nummererte brev fra revisor,
  5. avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning,
  6. korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning,
  7. utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte,
  8. prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

Regnskapsmateriale som nevnt ovenfor i nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt i nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Departementet kan i forskrift fastsette krav om lengre oppbevaringstid for nærmere angitte typer primærdokumentasjon når det finnes nødvendig av hensyn til pliktig regnskapsrapportering eller skatte- og avgiftskontroll.

Endringen i bokføringsloven § 13 som reduserte oppbevaringstiden for regnskapsmateriale som nevnt i nr. 1 til 4 fra ti til fem år, trådte i kraft 1. februar 2014.

Det er gitt enkelte unntak fra oppbevaringskravene vedrørende oppbevaringstid og oppbevaringssted, se bokføringsforskriften kapittel 7. For særlige oppbevaringsregler for enkelte næringer og bransjer, se bokføringsforskriften kapittel 8.

Om elektronisk signatur på reiseregning

Det er ved utstedelse av en reiseregning et krav om at denne blant annet skal inneholde arbeidstakerens underskrift, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3) og (6).

Det fremgår av Lov om elektroniske tillitstjenester § 1 første punktum, jf. forordning (EU) nr. 910/2014 (se pkt. 49 i innledningen), at en kvalifisert elektronisk signatur skal ha samme rettsvirkning som en håndskreven underskrift. Andre elektroniske signaturer kan også godtas. Et sentralt element i vurderingen av om en disposisjon kan gjennomføres elektronisk vil være om hensynene bak underskriftskravet i så fall blir ivaretatt.

Generelt skal underskrift dekke følgende funksjoner: Autentisering, integritets- og bevissikring, seremoniell-/varslingsfunksjon og tradisjon.

En elektronisk løsning må gi tilfredsstillende sikkerhet for at utsteder er korrekt angitt (identitetskontroll, signaturkrav) og at reiseregningen ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav). Hvilke krav som skal settes for å likestille håndskrevet underskrift med en elektronisk løsning vil bero på en konkret vurdering, der man blant annet ser på risikoen for sikkerhetsbrudd.

Ett av formålene med regelverket er å kunne knytte ansvar for reiseregningen til en bestemt fysisk person. Løsningen må tilby sikker lagring av hvem som har attestert reiseregningen. Det må også være en tilfredsstillende sikring mot at uvedkommende signerer. Ulike mekanismer kan her være aktuelle for å styrke autentiseringen (tokomponents autentisering, for eksempel noe en kan og noe en har, - passordkvalitet, utleveringsrutiner). Dessuten vil krav om tidsmessig nærhet mellom signering og autentisering styrke tilliten til løsningen.

Arbeidsgiveren må vurdere om en elektronisk signatur oppfyller kravene som er satt til dette, jf. ovenfor.

Hentet fra SKD 200614.

Bokføringspålegg

Skattekontoret kan gi bokføringspålegg og ilegge tvangsmulkt ved brudd på bokføringsloven og bokføringsforskriften. Bestemmelser om dette er fastsatt i skatteforvaltningsloven § 11-1 og § 14-1, samt skatteforvaltningsforskriften § 14-1 og skattebetalingsloven § 5-13a og § 5-16 nr. 2.

Bokføringspliktige som ikke følger reglene i bokføringsloven med forskrifter, kan gis et pålegg om å innrette bokføringen, spesifikasjonen, dokumentasjonen og oppbevaring av regnskapsopplysninger i samsvar med regelverket. Fristen for å oppfylle et bokføringspålegg skal settes til minimum fire uker og maksimum ett år. Dersom bokføringspålegget ikke er etterkommet innen den fastsatte fristen, kan skattekontoret ilegge en daglig løpende tvangsmulkt. Tvangsmulkten løper til feilene eller manglene er rettet på en tilfredsstillende måte.

Skattedirektoratet har utarbeidet retningslinjer om bokføringspålegg og ileggelse av tvangsmulkt i UTV 2008/1510.

Se også temaet Tvangsmulkt ved forsinket levering.

Stikkord: arbeidsvederlag