Oversikt
Lønn
Trekkfri kostgodtgjørelse
Arbeidsgiver kan utbetale trekk- og skattefri godtgjørelse til dekning av kost til arbeidstaker som av hensyn til sitt arbeid må bo utenfor sitt hjem etter vilkårene i sktbf. § 5-6-12. Hvor overnattingen skjer (type losji) er avgjørende for hvilken kostsats som kan utbetales trekkfritt.
Overnatting på hybel uten kokemuligheter eller på pensjonat eller brakke
Utbetaling av kostgodtgjørelse på tjenestereiser/yrkesreiser med overnatting på hybel uten kokemuligheter eller på pensjonat eller brakke er fritatt for forskuddstrekk når kostgodtgjørelsen (alle vilkår må være oppfylt):
- ikke overstiger satsen i Skattedirektoratets årlige satsforskrift eller det dokumenteres at høyere utgifter er medgått, se skatteloven § 5-15 (1) bokstav q nr. 1.
- følger legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3), se også temaet om krav til innhold i reiseregningen
Godtgjørelse etter den trekkfrie satsen anses bare medgått fullt ut når skattepliktig kan legitimere å ha bodd på hybel uten kokemuligheter eller på pensjonat eller brakke. Se satsforskriften § 2 første ledd og skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (1) bokstav b.
Ved overnatting på hurtigrute og ferger (f.eks. danskebåt, Kielferge) skal hotellsatsen benyttes. Overnatter man på andre transportmidler som tog/buss/bil/båt/fly e.l. anses kostgodtgjørelse etter hotellsatsen ikke å gi overskudd, men da er forutsetningen at skattyteren også overnatter på hotell på reisen. Se tema Diett hotell - Skattesatser.
Ved overnatting kun på tog, buss, bil, båt for øvrig, fly eller lignende brukes pensjonatsatsen.
Reglene over gjelder både for pendlere og for arbeidstakere på tjenestereise/yrkesreise.
Overnatting på hybel med kokemuligheter eller privat
Utbetaling av kostgodtgjørelse på tjenestereiser/yrkesreiser med overnatting på hybel med kokemuligheter eller privat er fritatt for forskuddstrekk når kostgodtgjørelsen (alle vilkår må være oppfylt):
- ikke overstiger satsen i Skattedirektoratets årlige satsforskrift eller det dokumenteres at høyere utgifter er medgått, se skatteloven § 5-15 (1) bokstav q nr. 1.
- følger legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3) med unntak av opplysning om navn og adresse på overnattingssted eller utleier, se også temaet om krav til innhold i reiseregningen
Se skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (1) bokstav c og satsforskriften § 2 annet ledd.
Skattedirektoratets trekkfrie satser gjelder også dersom den ansatte overnatter i telt. Det vil i tillegg til diettsatsen være aktuelt å utbetale et trekkfritt nattillegg dersom arbeidsgiver ikke holder telt for arbeidstaker og overnattingen skjer i Norge, se satsen for nattillegg.
Trekkfritaket for kostgodtgjørelse ved opphold på hybel eller brakke med kokemuligheter gjelder ikke ved pendleropphold.
Hva er kokemuligheter?
Satsen for overnatting på hybel med kokemulighet skal benyttes når skattyteren kan tilberede minst ett av måltidene per dag på oppholdsstedet, for eksempel frokost eller kveldsmat, selv om skattyteren ikke kan lage middag og dermed må spise dette måltidet ute på restaurant, kafé e.l. Bruk av denne satsen forutsetter at det er forsvarlig, blant annet sett i forhold til hygiene mv., å tilberede frokost og/eller kveldsmåltid på oppholdsstedet samt å kunne oppbevare mat på forsvarlig måte. I praksis forutsettes det at skattyter må ha tilgang til rennende vann (utover i baderommet) og elektrisitet. Kravet til kokemulighet anses også oppfylt når boenheten har tilgang til gassdrevet utstyr f.eks. gassdrevet kjøleskap og komfyr slik at tilbereding og oppbevaring av mat kan skje på forsvarlig måte og det er tilgang til rennende vann utover i baderom. Det er ikke noe krav om at skattyteren må ha et kjøkken for seg selv. Kokemuligheter anses å foreligge også om skattyter må dele kjøkken/kjøkkenfunksjoner med andre beboere/boenheter.
Dersom legitimasjonskravene ikke er oppfylt kan godtgjørelsen ikke utbetales uten at det foretas forskuddstrekk og beregnes arbeidsgiveravgift.
Trekkpliktig kostgodtgjørelse
Kostgodtgjørelse på reise med overnatting på pensjonat, hybel, brakke eller privat som dekkes ut over de trekkfrie satsene eller der legitimasjonskravene ikke er oppfylt, er trekk- og skattepliktig.
Utbetales det kostgodtgjørelse ut over de trekkfrie satsene kan arbeidsgiver splitte kostgodtgjørelsen i en trekk- og avgiftsfri del (Skattedirektoratets trekkfrie satser) og en trekk- og avgiftspliktig del (differansen mellom utbetalt kostgodtgjørelse og trekkfritt beløp) forutsatt at legitimasjonskravet i sktbf. § 5-6-12 (3) er oppfylt, se sktbf. § 5-6-14 og temaet Kostgodtgjørelse reiser med overnatting - Statens satser.
Dersom legitimasjonskravene ikke er oppfylt, skal hele den utbetalte godtgjørelsen anses som trekk-, skatte- og arbeidsgiveravgiftspliktig og innrapporteres på a-meldingen. Dette gjelder selv om utbetalingen er i henhold til Skattedirektoratets trekkfrie satser. Se temaet om krav til innhold i reiseregningen.
Utbetales det kostgodtgjørelse på reiser av privat art, skal utbetalingen behandles på lik linje med vanlig lønn og skal tas med i grunnlaget for beregning av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.
Beregning av fraværsdøgn
Fraværsdøgn
Med overnatting menes at man har arbeidsfri og har mulighet for hvile. Det er den reelle overnattingen som skal vurderes. Overnatting skjer utenfor egen bopel, herunder hybel eller hytte. Det er i utgangspunktet ikke overnatting, dersom man kommer tilbake til sitt eget hjem fra reisen i løpet av natten. Med natt menes tiden mellom kl. 22.00 og kl. 06.00.
Ett fraværsdøgn er en periode på 24 timer. Reisen kan enten starte hjemmefra, hvis den ansatte drar direkte ut på oppdrag fra hjemmet, eller på arbeidsstedet hvis den ansatte er på jobb når reisen starter.
Påbegynt døgn
Når en reise går inn i et nytt døgn som varer kortere enn 24 timer, regnes dette som et påbegynt døgn.
Beregning av diett for påbegynt døgn behandles slik:
Etter et fullt fraværsdøgn regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et helt nytt døgn (påbegynt døgn) og godtgjøres etter døgndiettsats for type overnattingssted for siste overnatting. Dvs. at en reise som varer i 30 timer anses som en yrkesreise i 2 døgn og er berettiget til kostgodtgjørelse tilsvarende en reise som f.eks. varer i 53 timer (24t+24t+5t). Påbegynt døgn som varer kortere enn 6 timer vil ikke være berettiget diett for det påbegynte døgnet.
For de ulike diettsatsene se Trekkfri kostgodtgjørelse med overnatting på pensjonat, hybel, brakke eller privat.
Måltidstrekk
Får arbeidstakeren dekket ett eller flere måltider, skal det foretas måltidstrekk. Se Satsforskriften § 2 femte ledd og Trekkfri kostgodtgjørelse med overnatting på pensjonat, hybel, brakke eller privat.
Måltidstrekk i kostgodtgjørelsen skal foretas selv om det ikke er dokumentert skriftlig at det er dekket måltider. Arbeidstakeren skal skrive reiseregning etter faktiske forhold. Er det på annen måte kjent for arbeidsgiveren at arbeidstakeren ikke har hatt utgifter til enkelte måltider skal det foretas måltidstrekk i godtgjørelsen dersom den skal utbetales uten at det gjennomføres forskuddstrekk. Det foretas ikke måltidstrekk for frokost når ulegitimert nattillegg benyttes. Det skal ikke foretas trekk for måltider som ikke er frokost, lunsj eller middag. Måltidsfradrag skal kun trekkes fra når måltidet er fullverdig. Det vil si at man kan spise seg normalt mett. Det skal heller ikke foretas trekk for enkel servering.
Dersom det finnes program for oppholdet, skal dette vedlegges reiseregningen.
Beregning av måltidstrekkene
Måltidstrekkene beregnes prosentvis ut i fra døgndiettsatsene for hhv. overnatting på hybel uten kokemuligheter eller på pensjonat eller brakke og hybel med kokemuligheter eller har overnattet privat. Måltidstrekk og overskuddsberegning skal foretas per døgn, og beløpene avrundes til nærmeste hele krone.
| Måltider | Innenlandsreiser | Utenlandsreiser |
|---|---|---|
| Frokost | 20 % | 20 % |
| Lunsj | 30 % | 30 % |
| Middag | 50 % | 50 % |
Har reisen ikke vart så lenge at arbeidstaker får kostgodtgjørelse for det påbegynte døgnet (under 6 timer), er det ikke noe å foreta måltidstrekk i. Arbeidsgiver kan da dekke måltider i det påbegynte døgnet direkte eller refundere legitimerte kostnader. Dette er en konsekvens av at overskudd og måltidstrekk skal beregnes per døgn, og gjelder uansett om man overnatter på hotell, pensjonat, hybel, brakk eller privat. Dette gjelder allikevel ikke i de tilfeller arbeidstaker overnatter på hotell hvor frokost er inkludert. Da skal det alltid foretas trekk for frokost, selv om arbeidstaker velger å spise frokosten senere (typisk i det påbegynte døgnet).
Eksempler
Revisor Eng var i januar 2025, fra 06.01 kl 7.00 til 10.01 kl 14.00, på tjenestereise i Bergen. Eng overnattet privat og ble påspandert 2 middager av oppdragsgiver. For øvrig har hun dekket alle utgifter i forbindelse med reisen selv. Arbeidsgiveren utbetaler kostgodtgjørelse med satsen i Skattedirektoratets årlige satsforskrift. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene. Eng har krav på følgende:
| Kostgodtgjørelse døgnsats | 4 døgn | kr 420 | |
| + | Kostgodtgjørelse døgnsats | 1 påbegynt døgn på 7 timer | kr 105 |
| - | Måltidstrekk | 2 middager | kr 105 |
| = | Sum trekkfri kostgodtgjørelse | kr 420 |
- Eng er borte i 4 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 4 døgn og 7 timer.
- Hun har bodd privat og får den trekkfrie satsen for kostgodtgjørelse på kr 105 per døgn og døgnsats for påbegynt døgn fom. 6 timer på kr 105.
- Eng ble påspandert middag 2 dager og må trekkes 50 % av døgnsatsen på kr 105 for 2 middager.
- Ettersom satser og legitimasjonskrav er oppfylt kan godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift. Godtgjørelsen skal innrapporteres på a-meldingen.
Revisor Eng var i januar 2025, fra 06.01 kl 7.00 til 10.01 kl 14.00, på tjenestereise i Bergen. Eng overnattet på pensjonat, og ble påspandert 2 middager av oppdragsgiver. For øvrig har hun dekket alle utgifter i forbindelse med reisen selv. Arbeidsgiveren utbetaler kostgodtgjørelse med satsen i Skattedirektoratets årlige satsforskrift. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene. Ifølge reiseregningen skal hun ha:
| Kostgodtgjørelse døgnsats | 4 døgn | kr 1 600 | |
| + | Kostgodtgjørelse døgnsats | 1 påbegynt døgn på 7 timer | kr 400 |
| - | Måltidstrekk | 2 middager | kr 400 |
| = | Sum trekkfri kostgodtgjørelse | kr 1 600 |
- Eng er borte i 4 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 4 døgn og 7 timer.
- Hun har bodd på pensjonat og får den trekkfrie satsen for kostgodtgjørelse på kr 400 per døgn og døgnsats for påbegynt døgn fom. 6 timer på kr 400.
- Eng ble påspandert 2 middager og må trekkes 50 % av døgnsatsen på kr 400 for 2 middager.
- Ettersom satser og legitimasjonskrav er oppfylt kan godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift. Godtgjørelsen skal innrapporteres på a-meldingen.
Arbeidsgiveravgift
Det skal ikke beregnes arbeidsgiveravgift av trekkfri godtgjørelse, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.
Trekkpliktige godtgjørelser er arbeidsgiveravgiftspliktige, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.
Innrapportering
For reiser med overnatting på pensjonat, hybel, brakke eller privat, skal diett etter dagssats (det påbegynte døgnet uten overnatting) rapporteres på samme måte som diett etter døgnsats (helt overnattingsdøgn).
F.eks. skal trekkfri kostgodtgjørelse på en tjenestereise med overnatting på pensjonat som varer 1 døgn og 7 timer, innrapporteres på a-meldingen som Utgiftsgodtgjørelse, Reise kost overnatting på pensjonat og Antall døgn = 2.
Trekkfri kostgodtgjørelse
Hybel med kokemulighet eller privat
Trekkfri kostgodtgjørelse med overnatting på hybel med kokemulighet eller privat skal innrapporteres på a-meldingen som Kostgodtgjørelse - trekkfri kostgodtgjørelse ved overnatting på hybel med kokemulighet eller privat.
Hybel uten kokemulighet eller pensjonat eller brakke
Trekkfri kostgodtgjørelse med overnatting på pensjonat skal innrapporteres på a-meldingen som Kostgodtgjørelse - trekkfri kostgodtgjørelse ved overnatting på hybel uten kokemulighet, pensjonat eller brakke.
Trekkpliktig kostgodtgjørelse
Trekkpliktig godtgjørelse til kost på tjenestereise med overnatting innrapporteres på a-meldingen som Kostgodtgjørelse - trekkpliktig godtgjørelse til kost på reise.