Kort oppsummert
Naturalytelse/utgiftsgodtgjørelse (fri telefon)
Konteringsforslaget over er basert på en naturalytelse hvor arbeidsgiver kostnadsfører faktura, slik at behandlingen i lønnssystemet er for å få skatte- og avgiftsgrunnlag korrekt.
Om sykepengegrunnlag: Merk at dersom ytelsen opphører under sykefraværet, skal den tas med i beregningen av sykepenger med den verdien som er skattepliktig.
Satser
Elektronisk kommunikasjon
Lønn
Elektronisk kommunikasjon som er dekket av arbeidsgiver og som arbeidstaker benytter privat, skal beskattes etter sjablongreglene. Sjablongmodellen er fastsatt av Finansdepartementet, se FSFIN § 5-11-10 og FSFIN § 5-12 del C. Modellen gjelder både når arbeidsgiver står som abonnent (naturalytelse) og når den ansatte får dekket sine utgifter til egne abonnement (utgiftsgodtgjørelse).
Sjablongreglene for beskatning av arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester (EK-tjenester) gjelder om arbeidstaker får dekket én eller flere tjenester som bredbånd, telefoni osv. EK-tjeneste er definert som "tjeneste som helt eller i det vesentlige omfatter formidling av signaler i elektronisk kommunikasjonsnett og som normalt ytes mot vederlag", jf. lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven) § 1-5 se FSFIN § 5-12-20 annet ledd.
Eksempler på elektronisk kommunikasjonstjenester (listen er ikke uttømmende):
- fasttelefon
- mobiltelefon
- fasttilgang til bredbånd
- mobil tilgang til datakommunikasjon, for eksempel via trådløse nett
Det er laget en egen kalkulator for beregning av den private fordelen: Beregning av fordel for fri elektronisk kommunikasjon.
Legg merke til at fordelen kan bli helt eller delvis skattefri etter reglene om gaver i arbeidsforhold, se mer om dette i tema Gaver til ansatte og styremedlemmer og underpunktet Gaver uten spesielle anledninger.
Sjablongmodellen
Sjablongmodellen fungerer slik at arbeidsgivers dekning opp til det maksimale inntektstillegget anses som dekning av private utgifter. Dersom verdien av dekningen overstiger dette beløpet, anses det overskytende beløp i sin helhet som dekning av tjenstlige utgifter, og er dermed skattefri. Maksimumsbeløpet gjelder for den enkelte skattyter, uavhengig av om EK-tjenesten(e) dekkes av én eller flere arbeidsgivere. Den enkelte arbeidsgiver har imidlertid plikt til å foreta forskuddstrekk, beregne arbeidsgiveravgift og innrapportere i forhold til sjablongreglene uavhengig av om den ansatte har tilsvarende ordning hos andre arbeidsgivere i løpet av året. Det vil derfor i enkelte tilfeller kunne oppstå situasjoner der samlet innrapportert skattepliktig fordel i året på den enkelte skattyter, vil være høyere enn det maksimale sjablongbeløpet, men Skatteetaten foretar en avregning ved skattefastsettingen.
Tjenstlig behov
Det er en forutsetning for å kunne benytte sjablongregelen at arbeidstaker har et tjenstlig behov for tjenestene som dekkes og i tillegg har adgang til privat bruk av tjenestene utenfor ordinær arbeidssituasjon. I tilfeller hvor det ikke er tjenstlig behov foreligger full skatteplikt for bruk av tjenesten. Det stilles ikke strenge krav til art eller omfang av det tjenstlige behovet. Det må imidlertid foreligge reelle muligheter og behov for å benytte tjenesten til tjenstlige formål. Se FSFIN § 5-12-20 første ledd.
Arbeidsgivers dekning av kostnader til etablering/installasjon av EK-tjenester omfattes av sjablongregelen.
Næringsdrivende
I noen tilfeller vil en arbeidstaker ha kostnader til elektronisk kommunikasjon i egen næringsvirksomhet samtidig som vedkommende får dekket EK-tjenester fra arbeidsgiver med skattlegging etter sjablongmetoden. Eksempelvis har en arbeidstaker mobiltelefon til privat bruk fra arbeidsgiver samtidig som vedkommende driver næringsvirksomhet hvor det kostnadsføres ett bredbåndsabonnement som også benyttes privat. Da skal tilbakeføring for privat bruk av elektronisk kommunikasjon i virksomheten begrenses til differansen mellom kr 4 392 og et eventuelt lavere beløp som er innrapportert fra arbeidsgiver. Dette vil medføre at skattyter heller ikke i disse tilfellene blir skattlagt for et høyere beløp enn sjablongbeløpet i FSFIN § 5-12-21.
Fastsettelse av fordelen
Det er forskjell på beregning av skattepliktig fordel når arbeidsgiveren står som abonnent (naturalytelse) og når den ansatte får dekket utgifter til eget abonnement (utgiftsgodtgjørelse).
Kostnader til installasjon og etablering av EK-tjenestene omfattes også av sjablongregelen. Verdien av å disponere arbeidsgivers apparat/utstyr som man bruker EK-tjenesten(e) på, eksempelvis en mobil-/smarttelefon, er imidlertid skattefri etter gjeldende praksis.
Arbeidsgiverfinansierte EK-tjenester er også grunnlag for beregning av arbeidsgiveravgift, og avgiften svares av beløpet som er trekkpliktig, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.
Naturalytelse
Dersom arbeidsgiver dekker arbeidstakers utgifter til én eller flere EK-tjenester helt eller delvis, skal arbeidstaker ha et fast inntektstillegg på 4 392 kroner i året (sjablongbeløpet). Inntektstillegget er likt uansett hvor mange EK-tjenester som dekkes, og vil være det samme uavhengig av hva de faktiske kostnadene på abonnementer som eies av arbeidsgiver (naturalytelse) er. Dvs. at en ansatt som får dekket fri telefon som naturalytelse, med faktiske kostnader på under 4 392 kroner i året, likevel skal innrapporteres med 4 392 kroner. Det gis ikke fradrag i inntektstillegget for arbeidstakers egenbetaling, se FSFIN § 5-12-21 første ledd.
Utgiftsgodtgjørelse
For ansatte som får dekket utgifter til én eller flere EK-tjenester som utgiftsgodtgjørelse, vil skattepliktig fordel utgjøre det faktisk dekkede (refunderte) beløpet begrenset oppad til kr 4 392 per år. Arbeidsgiver dekker og innberetter den ansattes utgifter til EK-tjenester på grunnlag av innleverte fakturaer. Det er altså innført en særregel for utgiftsgodtgjørelse hvor skattepliktig fordel begrenses til beløpet som er dekket av arbeidsgiver dersom dekningen er lavere enn sjablongbeløpet.
I løpet av et år refunderer arbeidsgiver kr 3 500 til dekning av en ansatts mobiltelefonregninger. Den ansattes skattepliktige fordel utgjør det faktisk dekkede (refunderte) beløpet, altså kr 3 500.
En dekning anses som en utgiftsgodtgjørelse (refusjon) dersom det er arbeidstakers abonnement. Det vil si at arbeidsgiver skal behandle det som en utgiftsgodtgjørelse (refusjon) når:
- arbeidstaker betaler regning for EK-tjeneste for deretter å få beløpet refundert av arbeidsgiver (etter bilag), eller
- arbeidstaker leverer ubetalt regning for EK-tjeneste som arbeidsgiver dekker, eller
- arbeidstakers regning for EK-tjeneste blir sendt arbeidsgiver direkte (fakturaadresse) og dekkes av arbeidsgiver.
Det finnes ingen klare regler for refusjon dersom fakturaen er stilet til den ansattes ektefelle eller samboer. Arbeidsgiver kan i sine interne rutiner sette som en forutsetning for refusjon at det er de ansatte som står som fakturamottaker. Gjøres ikke det, antas det at Skatteetaten likevel vil godta at arbeidstaker får refundert utlegg innenfor sjablonregelen dersom ektefelle/samboer bekrefter skriftlig at vedkommende ikke får refundert kostnaden fra sin arbeidsgiver, eventuelt at vedkommendes arbeidsgiver bekrefter dette. Driver ektefelle/samboer egen virksomhet bør det også bekreftes at fakturaen ikke benytttes som regnskapsbilag i denne.
I tilfeller der en ansatt leier bolig hvor husleie inkluderer bredbånd, har dib fått bekreftelse fra Skatteetaten på at kopi av husleiekontrakten hvor det fremgår at leien dekker bredbånd samt kopi av bredbåndsfaktura som utleier mottar med påføring av hvor mye som tilfaller leietaker, i utgangspunktet bør holde som dokumentasjon. I ett borettslag kan forretningsfører levere tilsvarende bekreftelse på kostnaden størrelse inkludert i felleskostnader, og bredbåndsleverandørene kan også bekrefte størrelse på bredbåndskostnaden.
Rabatter som gis ved at produkter "bundles" sammen, f eks TV-abbonement og bredbånd, må fordeles på de forskjellige tjenestene som faktureres. Det er kun de faktiske kostnadene for bredbåndsabbonementet som skal inkluderes i sjablongregelen for EKOM-tjenester og kostnader til TV-abonnement etc må holdes utenfor. Spesifiseres ikke rabatten, kan ett prinsipp være å fordele denne forholdsmessig. Se SKD 170621 Angivelse av rabatter i salgsdokumentet for mer rundt denne problemstillingen.
Gjennomføring av forskuddstrekk og innrapportering
Naturalytelse
Konteringsforslaget over er basert på en naturalytelse hvor arbeidsgiver kostnadsfører faktura, slik at behandlingen i lønnssystemet er for å få skatte- og avgiftsgrunnlag korrekt.
Det skal innrapporteres og gjøres forskuddstrekk av et fast beløp per måned. Dersom arbeidstaker disponerer EK-tjenesten(e) gjennom hele året innrapporteres 366 kroner fast per måned i 12 måneder (4 392/12). Disponerer arbeidstaker EK-tjenesten(e) kun deler av året, skal den skattepliktige fordelen begrenses til antall hele og påbegynte måneder tjenesten(e) disponeres. F.eks. vil en arbeidstaker som disponerer tjenesten(e) kun 9 måneder av året bli beskattet og innrapportert for 3 294 kroner (366*9).
Arbeidsgiver dekker kostnadene ved bruk av mobiltelefon og bredbånd (i bolig) som naturalytelse (arbeidsgivers abonnementer) i perioden 1. januar til 15. mai.
Grunnlaget for trekk, arbeidsgiveravgift og innrapportering:
| Periode | Naturalytelse |
| Januar | kr 366 |
| Februar | kr 366 |
| Mars | kr 366 |
| April | kr 366 |
| Mai | kr 366 |
| Skattepliktig fordel | kr 1 830 |
Utgiftsgodtgjørelse
Konteringsforslaget over er basert på utgiftsgodtgjørelse hvor den ansatte får refundert kostnaden over lønnskjøring, slik at kostnadsføring og skatte- og avgiftsbehandling skjer samtidig.
Godtgjørelsen skal innrapporteres og det skal gjøres forskuddstrekk i den måneden utgiftsgodtgjørelsen utbetales, uavhengig av hvilken periode fakturaen gjelder for. Når det er innrapportert og gjort forskuddstrekk i hele sjablongbeløpet, er det overskytende beløpet skattefritt for arbeidstaker og ikke opplysningspliktig. Ved utgiftsgodtgjørelse vil innrapporteringene og forskuddstrekkene fordele seg ujevnt gjennom året, og den skattepliktige fordelen vil ikke være begrenset til antall måneder tjenesten(e) disponeres. F.eks. vil en arbeidstaker som disponerer tjenesten(e) kun de 9 første månedene av året (f.eks. fordi arbeidsforholdet opphører) og som har levert utgiftsgodtgjørelse for 4 392 kroner, bli innrapportert med og få forskuddstrekk i hele sjablongbeløpet i denne 9-månedersperioden.
Dersom arbeidsgiver kun dekker/refunderer arbeidstakerens utlegg til rene tjenstlige samtaler mv. (ikke fastavgiften), faller refusjonen utenfor sjablongordningen og er skattefri. Refusjon er kun skattefri dersom arbeidstaker legitimerer tjenestesamtalene etter spesifisert regning på en slik måte at det kommer tydelig fram at samtalene er gjort i forbindelse med tjenesteutførelsen. Slike refusjoner er ikke trekkpliktige, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 (5), og de er heller ikke arbeidsgiveravgiftspliktige eller opplysningspliktige.
I løpet av et år refunderer arbeidsgiver den ansattes mobiltelefonregninger med kr 1 802 i april, kr 1 953 i juni og kr 2 106 i oktober.
Grunnlaget for trekk, arbeidsgiveravgift og innrapportering:
| Periode | Utgiftsgodtgjørelse |
| April | kr 1 802 |
| Juni | kr 1 953 |
| Oktober - Refunderer kr 2 106, men maks. fordelsbeskatning er kr 4 392 per år (kr 4 392 - kr 1 802 - kr 1 953 = kr 637 ) | kr 637 |
| Skattepliktig fordel | kr 4 392 |
Kombinasjon av naturalytelse og utgiftsgodtgjørelse
Dersom den ansatte får dekket sine EK-tjenester både ved naturalytelse og utgiftsgodtgjørelse, skal skattepliktig fordel fortsatt begrenses oppad til kr 4 392 per år. Kombinasjon av naturalytelse og utgiftsgodtgjørelse må innrapporteres hver for seg, etter type ytelse. Dvs. at naturalytelsen skal innrapporteres som naturalytelse med kr 366 per måned og beløpet som dekkes ved utgiftsgodtgjørelse innrapporteres som utgiftsgodtgjørelse i den måneden utbetalingen skjer. Dette gjøres helt til beløpsgrensen på kr 4 392 per år er nådd, og deretter vil all dekning av EK-tjenester være unntatt skatteplikt resten av inntektsåret.
- Arbeidsgiver dekker kostnadene ved bruk av mobiltelefon som naturalytelse hele året (arbeidsgivers abonnement).
- Arbeidsgiver refunderer arbeidstakers regning for bredbånd med kr 1 347 i april, kr 1 347 i juli og kr 1 347 i oktober (utgiftsgodtgjørelse).
Grunnlaget for trekk, arbeidsgiveravgift og innrapportering:
| Periode | Naturalytelse | Utgiftsgodtgjørelse | Totalt innrapportert |
| Januar | kr 366 | kr 366 | |
| Februar | kr 366 | kr 732 | |
| Mars | kr 366 | kr 1 098 | |
| April - sjablong kr 366 + refundert kr 1 347 | kr 366 | kr 1 347 | kr 2 811 |
| Mai | kr 366 | kr 3 177 | |
| Juni | kr 366 | kr 3 543 | |
| Juli - sjablong kr 366 + refundert kr 1 347, men maks. fordelsbeskatning er kr 4 392 per år (Kr 4 392 - kr 366*7 - kr 1 347 = kr 483 i utgiftsgodtgjørelse i juli) | kr 366 | kr 483 | kr 4 392 |
| Skattepliktig fordel | kr 2 562 | kr 1 830 | kr 4 392 |
Resten av inntektsåret skjer ingen ytterligere rapportering av naturalytelse og utgiftsgodtgjørelse. Dette gjelder også dersom arbeidstaker leverer flere fakturaer som arbeidsgiver dekker.
Dekning av elektronisk kommunikasjonstjenester uten originalbilag eller bilag
Etter 1. juli 2014 er skattebetalingsforskriften endret slik at originalbilag ikke lenger er et krav ved skattefri refusjon av utgifter. Frem til 1. juli 2014 var det krav om originalbilag dersom arbeidsgiver dekket elektronisk kommunikasjonstjeneste etter reglene om fri telefon. Ved dekning uten originalbilag skulle totalt dekket beløp innrapporteres og spesifiseres nærmere.
Ved dekning av en elektronisk kommunikasjonstjeneste uten bilag er totalt dekket beløp skatte-, arbeidsgiveravgifts- og innrapporteringspliktig i sin helhet og kan bokføres på konto 5390 Annen opplysningspliktig godtgjørelse. For Innrapportering i a-meldingen, se under.
Innrapportering
Fordel ved elektronisk kommunikasjon som dekkes av arbeidsgiver skal innrapporteres på a-meldingen som Elektronisk kommunikasjon - naturalytelse.
Dersom arbeidsgiver utbetaler utgiftsgodtgjørelse for dekning av den ansattes bruk av elektronisk kommunikasjon, innrapporteres dette på a-meldingen som Elektronisk kommunikasjon - utgiftsgodtgjørelse.
Dekning av elektronisk kommunikasjonstjenester uten bilag skal innrapporteres på a-meldingen som Kontantytelse - annet.
Dekket beløp utover beløpsgrensen i sjablongmodellen skal ikke innrapporteres. Arebidsgiver skal betale betale arbeidsgiveravgift av naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser i den utstrekning disse skal tas med ved beregning av forskuddstrekk. Plikten til å betale arbeidsgiveravgift styres således av plikten til å beregne forskuddstrekk. Siden dekket beløp over beløpsgrensen ikke er skattepliktig for mottaker, skal disse ikke med i beregningsgrunnlaget for arbeidsgiveravgift og dermed heller ikke rapporteres i a-melding
Unntak fra fordelsbeskatning
Dersom det er inngått avtale om at telefonen ikke skal brukes privat utenom ordinær arbeidssituasjon, og det kan sannsynliggjøres at denne avtalen er overholdt, skal det ikke foretas fordelsbeskatning. Det samme gjelder dersom arbeidsstedet er et annet enn hjemme og det kan sannsynliggjøres at telefonen legges igjen på arbeidsstedet, dvs. at den er utilgjengelig på fritiden, eller hvis telefonen er sperret fra å nå andre enn klart tjenesterelaterte telefonnummer. Når den ansatte har hjemmekontor eller av andre grunner har telefonen med seg hjem, må arbeidsgiver føre en viss kontroll med at avtalen overholdes for at det skal kunne legges til grunn at telefonen ikke brukes privat utenfor ordinær arbeidssituasjon. Slik kontroll kan f.eks. skje ved at arbeidstaker fremviser dokumentasjon på at han/hun har et privat telefonabonnement i tillegg til arbeidsgivers abonnement, stikkprøver fra arbeidsgiver som viser hvilke telefonnumre som er ringt opp på hvilke tider av døgnet etc. Se Skatte-ABC.
Sporadisk adgang
Dersom arbeidstakeren bare har sporadisk adgang til privat bruk av arbeidsgivers telefon eller annen EK-tjeneste, foretas ingen fordelsbeskatning. Med sporadisk bruksadgang menes at arbeidstakers bruk ikke overstiger 14 dager i løpet av en 30-dagers periode og ikke mer enn 30 dager i løpet av et inntektsår, se FSFIN § 5-12-23.
Merverdiavgift
Det er fradragsrett for inngående mva på utgifter til mobiltelefon, bredbånd og andre elektroniske kommunikasjonstjenester (EKOM-tjenester) når det er til bruk i den avgiftspliktige virksomheten, jf. mval. § 8-1. Dette gjelder også når den ansatte står som eier av utstyret.
Det foreligger rett til fradrag i mva for kostnader forbundet med tjenestesamtaler, men ikke til samtaler av privat karakter, jf. mval. § 8-1. I tilfeller hvor telefon benyttes både til tjenstlige og private samtaler vil fradrag i mva beregnes forholdsmessig, jf. mval. § 8-2. I praksis vil det si at dersom faktura er ført med fullt fradrag for mva, må mva tilbakeføres for den andelen som gjelder privat bruk. Dette gjelder uavhengig av hvem, arbeidsgiver eller arbeidstaker, som har abonnementet. Regelen om forholdsmessig fradrag gjelder også utgifter til bredbånd og andre elektroniske tjenester.
Det er viktig å huske på at det er ikke er den skattemessige sjablongregelen (som brukes ved beregning av privat fordel) som er fordelingsnøkkelen for beregning av fradragsberettigede kostnader for tjenstlig bruk og ikke-fradragsberettigede for privat bruk. Det må gjøres en konkret vurdering av andel privat bruk og bruk i avgiftspliktig virksomhet. Les mer i temaet "Forholdsmessig fradrag for merverdiavgift".
Det er et krav for fradragsretten at kostnadene er dokumentert med faktura. Dersom abonnementet står på arbeidstaker, og kopi av faktura leveres til arbeidsgiver, må arbeidstaker i tillegg levere en erklæring for å bekrefte at han/hun ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
For mva behandling dersom arbeidsgiver kjøper telefon til den ansatte, se temaet om Kjøp av elektronisk kommunikasjonsutstyr.