På salgsdokumentet
Generelt
Fakturagebyr kan bare legges til ved fakturering hvis dette er avtalt mellom kjøper og selger. Ved fakturering mellom næringsdrivende er det i enkelte bransjer vanlig praksis å fakturere med gebyr, og dette kan da gjøres selv om partene ikke har en avtale om fakturagebyr. Ifølge forbrukerkjøpsloven § 37 kan selgeren ved salg til vanlig forbruker ikke i tillegg til kjøpesummen kreve gebyr for utstedelse/utsendelse av faktura (fakturagebyr) med mindre det er avtalt.
Næringsdrivende har altså lov til å kreve fakturagebyr overfor forbrukere, men gebyret kan ikke være større enn de faktiske kostnadene ved faktureringen, jf. finansavtaleloven § 2-4. I et brev til inkassoforetakene har Finanstilsynet gjort rede for sitt syn på hvilke plikter inkassoforetakene har når det gjelder innfordring av krav overfor forbruker når kravet inneholder fakturagebyr. I brevet presiseres det bl.a. at "Det er et krav om at det foreligger dokumentasjon for de faktiske kostnadene som fakturagebyret består av, og manglende dokumentasjon kan medføre at fakturagebyret ikke kan tas.".
"Avtale" kan i praksis bestå i uttrykkelig varsel, oppslag i butikklokalet eller ved presiseringer i kataloger og brosjyrer. Kjøper må være oppfordret til å sette seg inn i dette. "Forbruker" er ifølge forbrukerkjøpsloven § 1 en fysisk person som ikke hovedsaklig handler som ledd i næringsvirksomhet.
Merverdiavgift og bokføring
Fakturagebyr avgiftsbehandles på tilsvarende måte som tjenesten/varen fakturaen gjelder, jf mval § 4-2, 1. ledd bokstav b.
Flere produkter/tjenester med ulik avgiftsbehandling
Skatt Øst sier i en uttalelse av 2.5.12: "Ved utstedelse av en faktura som omfatter flere varer/tjenester må et eventuelt/eventuelle fakturagebyr regnskapsmessig/merverdiavgiftsmessig relateres til de riktige varene/tjenestene. Det vil si overensstemmende med de underliggende forholdene/de rettslige grunnlagene for fakturagebyret/fakturagebyrene. Noe som vil kunne medføre at et fakturagebyr må fordeles fordi dette gjelder omsetning som bare delvis faller innenfor merverdiavgiftsloven og/eller omsetning med forskjellige merverdiavgiftssatser. Skattekontoret understreker at denne fordelingen i utgangspunktet ikke skal skje i samsvar med omsetningsfordelingen (men i samsvar med de underliggende forholdene/de rettslige grunnlagene for fakturagebyret). Merverdiavgiftsloven gir altså ikke hjemmel for å behandle et fakturagebyr "likt med de mest dominerende varene/tjenestene som har samme merverdiavgiftssats på den utgående fakturaen."
Fakturagebyret inntektsføres i regnskapet sammen med den solgte varen/tjenesten, se mval. § 4-2 (1).