Kort oppsummert
Fradragsrett ved fellesanskaffelser
Ubetydelighetsgrensen
Fordelingsnøkkel
Fordeling etter antatt bruk
Fradrag for merverdiavgift ved fellesanskaffelser skal fordeles etter antatt bruk, jf. mval. § 8-2 (1) første punktum.
Omsetningstall og antall kvadratmeter gulvareal kan benyttes som hjelpestørrelse ved fastsettelse av fordelingsnøkkel, jf. fmva. §§ 8-2-1 til 8-2-3. Det er en forutsetning fordelingen i rimelig grad gjenspeiler den antatte bruken i avgiftspliktig virksomhet, som medfører at det ikke er gitt at omsetning eller areal er best egnet. Andre metoder enn bruk av omsetning og areal kan benyttes, så lenge det er forsvarlig uttrykk for antatt bruk. Mva håndboken trekker også frem at den tid et driftsmiddel anvendes i avgiftspliktig virksomhet som et eksempel på en hjelpestørrelse.
Kravet til at en anskaffelse må være foretaksrelevant for å gi rett til fradrag for inngående merverdiavgift er det samme i delte virksomheter som i fullt ut avgiftspliktige virksomheter. Det oppstilles med andre ord ikke noe strengere krav i en delt virksomhet. Vurderingstemaet er fremdeles om varen eller tjenesten er «til bruk i» avgiftspliktig virksomhet. Det er den antatte bruken av fellesanskaffelsen i avgiftspliktig virksomhet som gir fradragsrett, jf. mva håndboken.
Vurderingen av antatt bruk innebærer en skjønnsmessig vurdering, men skjønnet må være forretningsmessig forsvarlig. I mange tilfeller foretas beregningen ofte før varen eller tjenesten er tatt i bruk, og avgiftssubjektet kan som støtte for skjønnet benytte tidligere erfaringer om bruken av tilsvarende vare eller tjeneste. Kostnadsfordelingen må være i overensstemmelse med kravene til god forretningsskikk. Dette følger blant annet av Finansdepartementets merknader til § 1 i tidligere forskrift nr. 18. Se omtale i Mva håndboken.
Forholdsmessig fradrag basert på omsetning
Ved beregning av forholdsmessig fradrag basert på omsetning, må selskapet se hvor stor den avgiftspliktige omsetningen er av totalomsetningen. Det er dette forholdet som ligger til grunn når merverdiavgiftsfradraget for felleskostnader skal beregnes.
Dersom 60 % av omsetningen kommer fra avgiftspliktig virksomhet, får selskapet fradrag for 60 % av merverdiavgiften på felleskostnadene. Dette er enkelt illustrert i talleksempelet nedenfor.
En inngående faktura på kr 100 000 for et selskap med fullt fradrag vil fordele seg med kr 80 000 som kostnadsføres og kr 20 000 som merverdiavgiftsfradrag.
| Forklaring | Debet | Kredit |
| Kostnadsføring | Kr 80 000 | |
| Merverdiavgiftsfradrag | Kr 20 000 | |
| Leverandørreskontro | Kr 100 000 |
Ved en forholdsmessig beregning av merverdiavgiftsfradraget ser det annerledes ut. Eksempelet viser at det er en større del som blir kostnadsført, og en mindre del til fradrag for mva. Omsetningen fordeler seg med 60 prosent innenfor og 40 prosent utenfor loven. Av de totalt 20 000 som er merverdiavgift på fakturaen får selskapet kun fradrag for 60 prosent av dette, som utgjør kr 12 000.
| Forklaring | Debet | Kredit |
| Kostnadsføring | Kr 88 000 | |
| Merverdiavgiftsfradrag | Kr 12 000 | |
| Leverandørreskontro | Kr 100 000 |
Når grunnlaget for fordelingen skal beregnes, er det forrige regnskapsår som benyttes, jf. fmva. § 8-2-2. Fordelingen må i rimelig grad gjenspeile bruken. For selskap som er i første driftsår, og ikke har et forrige regnskapsår, gjøres fordelingen etter antatt bruk i den mva-pliktige virksomheten, jf. mval. § 8-2 (1), første punktum.
Skatteetaten presiserer i Skatteinfo 3/2022 at innrapportert omsetning i mva meldingen, ikke er egnet som grunnlag for omsetningsbaserte fordelingsnøkler ved fellesanskaffelser og slik bruk frarådes.
Forholdsmessig fradrag basert på kvadratmeter
Til bruk under ett
Ved oppføring av bygg som skal brukes under ett i merverdiavgiftspliktig og -unntatt virksomhet, kan fradrag for inngående merverdiavgift på kostnadene fordeles på grunnlag av gulvflate brukt i merverdiavgiftspliktig virksomhet i forhold til det totale arealet. Det er en forutsetning at kostnadene fordeler seg tilnærmet likt per kvadratmeter.
Etter fmva. § 8-2-1 (2), er denne fordelingsmåten også tillatt ved:
- tilbygg, påbygg og ombygging
- opparbeidelse av tomt, anlegg av vei, vann og avløp mv.
- installasjoner og særskilte innredninger eller utstyr som inngår i bygget herunder, heis, fyrings- og ventilasjonsanlegg
- vedlikehold og reparasjoner
- drift
Det er tillatt å benytte en annen form for fordeling ved vedlikehold, reparasjoner og drift. Dette må avtales med leietaker, jf.fmva. § 8-2-1 (3).
Dersom det viser seg at kostnadene ikke fordeler seg likt per kvadratmeter, må fordelingen av merverdiavgift beregnes på en annen måte.
Areal til eksklusiv bruk
Ved oppføring av bygg som skal brukes i merverdiavgiftspliktig virksomhet, samt andre formål, men som ikke er anskaffet til bruk under ett, vil det ikke være mulighet til å benytte seg av fordeling per kvadratmeter. Dette fordi arealene er til bruk eksklusivt innenfor eller utenfor loven.
Byggekostnadene henføres til de forskjellige formålene og fradragsretten følger mval. § 8-1. Det er fradrag for merverdiavgift på byggekostnader for arealer som benyttes i merverdiavgiftspliktig virksomhet. Og det er ikke fradrag for merverdiavgift på byggekostnader for arealer som benyttes utenfor loven. Merverdiavgiften på byggekostnader blir ikke fordelt på det totale arealet.
For fellesarealene i slike bygg der det kan være vanskelig å fastslå hvor mange kvadratmeter som benyttes av hver virksomhet, må det forholdsmessige fradraget baseres på skjønn. Eksempler på slike arealer er resepsjon, korridorer osv.
Mobiltelefon, internett o.l til ansatte
Det må foreligge et "tjenestlig behov" for en mobiltelefon, internett e.l for at mva fradrag skal være aktuelt å vurdere. Dette innebærer at mobiltelefonen, internett e.l faktisk benyttes ("er til bruk") i avgiftspliktig virksomhet.
I dagens samfunn er det for de fleste slik at f.eks mobiltelefonen som dekkes av arbeidsgiver og benyttes i arbeidssammenheng, i stor grad også benyttes privat. I slike tilfeller skal arbeidsgiver foreta forholdsmessig fradrag for inngående merverdiavgift både ved anskaffelsen og ved løpende utgifter (abonnementet). Hvor stor henholdsvis den private andelen (som ikke gir rett til mva fradrag) og bruk i avgiftspliktig virksomhet er, må baseres på en forsvarlig vurdering av antatt bruk i det enkelte tilfellet.
I KMVA 4853 er det trukket frem noen eksempler på vurderinger Skattedirektoratet har gjort knyttet til kjøp av PC'er til bruk hjemme. Der ble det blant annet trukket frem at det ikke er tilstrekkelig at det er mulig å jobbe hjemmefra, så lenge det ikke foreligger konkrete avtaler om hjemmekontor eller lignende som kan dokumentere at slikt arbeid foregår.
Noen velger en løsning hvor ansatte selv anslår andel privat bruk, mens andre finner andre egnede fremgangsmåter for å komme frem til antatt bruk. I noen tilfeller kan underlag fra telefonregningen benyttes til å trekke ut relevant grunnlag. Det er vanskelig å finne rettskilder som gir uttalt støtte til enkeltmetoder i denne sammenheng. Metoden som anvendes må baseres på en konkret helhetsvurdering av det enkelte tilfellet. Vurderingen som gjøres bør dokumenteres godt.
Flere bedrifter har en løsning hvor selskapet dekker kjøp av mobiltelefon til en viss sum, men at de ansatte kan betale overskytende om de ønsker en dyrere telefon. I regnearket "Beregning fradrag inngående merverdiavgift - kjøp mobiltelefon ansatte" kan du fylle inn informasjon om kjøpspris, andel kjøpspris dekket av bedriften, samt % andel til bruk i virksomhet og få fradraget beregnet. Fradraget kan ikke bli høyere enn 25 % av bedriftens betalte andel, men er begrenset til 25 % av andel som er til bruk i virksomhet.
Fordelingsnøkkel i regnskapssystemet
I den daglige bokføringen anbefales det at det opprettes en egen fordelingskode i regnskapssystemet som benyttes når felleskostnader bokføres. Med en slik forhåndsprogrammert merverdiavgiftskode i regnskapssystemet blir det enklere å holde oversikt og sørge for at forholdet er riktig. Det er tilstrekkelig at denne oppdateres én gang i året.