Kort oppsummert
Bransjer som må føre personallister
Unntak fra kravet om å føre personallister
Avgrensninger
Dokumentasjon
Legitimasjon
Legitimasjon skal fremvises for alle tilstedeværende som arbeider i virksomheten.
Gyldig legitimasjon er:
- pass eller annen legitimasjon med bilde, herunder førerkort og bankkort med bilde, eller
- kopi av pass eller annen legitimasjon med bilde, herunder førerkort og bankkort med bilde
Legitimasjonskravet kan overholdes:
- ved å avtale med den ansatt at en kopi av legitimasjon kan oppbevares på arbeidsstedet eller
- at det avtales med de ansatte at de plikter å vise frem legitimasjon på forespørsel fra kontrollmyndighetene
Personallistens innhold
Personallisten skal angi den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer, og skal inneholde opplysninger om de personene som arbeider i virksomheten, herunder også ulønnet og innleid personale. Opplysningene skal føres opp i personallisten i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes eller avsluttes.
Listen skal vise:
- navn og fødselsnummer eller D-nummer
- tidspunkt for arbeidsdagens begynnelse og slutt for hver arbeidsdag
Dersom det pga. skjermingsverdige forhold velges å erstatte fødselsnummer eller D-nummer med unike koder skal oversikten over kodene og tilhørende fødselsnummer og D-nummer oppbevares i tilknytning til personallisten. Kodeoversikten vil da bli regnet som en del av personallisten, jf. bff. § 8-5-6 annet ledd.
Formkrav
Personallister kan hentes ut fra elektroniske systemer som tilfredsstiller kravene som stilles til personallister, slik som timebestillingssystemer og tidsregistreringssystemer. Slike personallister skal umiddelbart kunne skrives ut på papir. Manuelt førte lister skal foreligge i en innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte. Skattedirektoratet tilbyr inntil videre personalliste i form av innbundet bok vederlagsfritt. Boken skal være sendt ut til de som er registrert i bransjer omfattet av kravene til å føre og oppbevare personalliste.
Rettelser i personallisten
Dersom det foretas rettelser i personallisten skal det framgå hvem som har foretatt rettelsen og tidspunktet for når det er gjort. Systemet som benyttes til føring av personallister må være betryggende sikret slik at opplysningene ikke lett lar seg endre eller slette. Manuelt førte lister må føres med penn.
Arbeidsplan som personalliste
Virksomhet som utarbeider arbeidsplan etter arbeidsmiljøloven § 10-3, eller tilsvarende arbeidsplan, kan benytte denne som alternativ til personalliste, se bff. § 8-5-6 sjette ledd.
Bokføringsforskriften stiller krav om at arbeidsplanen må oppdateres fortløpende, og at planen inkluderer alle personer som arbeider i virksomheten, også de som er innehavere av enkeltpersonforetak.
Oppbevaring
Personallisten føres på arbeidsstedet, oppbevares lett tilgjengelig og skal kunne fremlegges umiddelbart ved kontroll. Ved elektronisk føring skal det være rutiner som sikrer at listen kan skrives ut umiddelbart. Det vil si at det skal være flere på arbeidsplassen som har tilgang og kompetanse til å skrive ut listen i tilfelle sykdom el. Listen inkl. evt. kodeoversikt, dersom man bruker dette for fødselsnummer eller D-nummer, skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Personallisten for den enkelte virkedag må oppbevares på arbeidsstedet i virksomhetens åpningstid. Eldre personallister kan oppbevares sammen med øvrig regnskapsmateriale.