Kontohjelp

Nummerering

Salgsdokumenter skal være forhåndsnummeret på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer. Alternativt kan dokumentene være merket på en annen måte som sikrer fullstendig registrering av utfakturert salg. Uavhengig av nummereringsmetode skal salgsdokumentenes fullstendighet være enkelt kontrollerbar. Bff. § 5-1-3 første ledd.

For mer om forhåndsnummererte blanketter se punktet om krav til nummerering av salgsdokumentet ved utskriving av faktura på egne forhåndsnummererte blanketter i SKD 240407.

I UTV 2014/1021 har Skattedirektoratet uttalt at et fakturaprogram som maskinelt tildeler nummer, men der nummereringen enkelt kan overstyres, ikke oppfyller bokføringsreglenes krav. Dette gjelder uavhengig av om muligheten rent faktisk benyttes.

Flere nummerserier
Det er anledning til å benytte flere fakturaserier i en virksomhet under forutsetning av at det er en rasjonell/forretningsmessig begrunnelse for dette. Eksemplvis kan det opprettes en fakturaserie for varesalg, en for leieinntekter og en annen for andre inntekter.

Nummerseriens lengde
Lengden på nummerserien er ikke regulert i bokføringsregelverket, men i praksis vil en kontroll av fortløpende nummererte salgsdokumenter begrense seg til regnskapsåret. Det er derfor ikke uvanlig at virksomheter gjenbruker samme nummerserie for salgsdokumentasjonen hvert regnskapsår.

Kvitteringsblokker
I UTV 2013/132 er Skattedirektoratets konklusjon at kvitteringsblokker med korte nummerserier, for eksempel nr. 1-50 bare kan benyttes dersom den bokføringspliktige har få salgstransaksjoner per år slik at det kan brukes kun en blokk innenfor et regnskapsår eller at samme blokk kan benyttes over flere år. For å sikre at salgsdokumentet inneholder alle opplysninger som bokføringsforskriften krever, anbefales det likevel at det benyttes særskilt opptrykte fakturablanketter også i slike tilfeller. Den bokføringspliktige bør da sørge for at også opplysninger om selgerens navn og organisasjonsnummer, eventuelt etterfulgt av bokstavene MVA, blir trykket. For bokføringspliktige som fyller ut salgsdokumentene for hånd, er det også å anbefale at relevante ledetekster som ”fakturadato”, ”leveringsdato”, ”betalingsforfall” mv. forhåndstrykkes.

Felles faktureringssystem
Et felles faktureringssystem som brukes av flere virksomheter der salgsdokumentene produseres med fortløpende nummerering uten skille mellom de bokføringspliktige enhetene, er i strid med bokføringsforskriftens bestemmelser om nummerering av salgsdokumentet. For å kunne bruke et felles faktureringssystem må det benytter et faktureringssystem som produserer fortløpende nummerserier for hver enkelt virksomhet, slik at salgsdokumentet fremstår som nummerert i en kontrollerbar sekvens for den enkelte virksomheten. Se SKD 261006.

Bokføringspliktige kjøpere som kan utstede salgsdokumentasjon på vegne av selger jf. bff. § 5-2-1 tredje ledd
Bokføringspliktige som nevnt i bff. § 5-2-1 tredje ledd, kan i stedet for fortløpende nummerering av hver enkelt selgers salgsdokument, anføre i salgsdokumentet hvor mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i regnskapsåret. Bff. § 5-1-3 andre ledd.

Formidling
Virksomhet som driver formidling av varer og tjenester for flere leverandører kan bruke felles nummerserie på dokumentasjon som blir utarbeidet med flere leverandører i samme salgsdokument. Bff. § 5-1-6.

Konkursbo
Konkursbo plikter ikke å nummerere salgsdokumentet, jf. bff. § 1-1. Bff. § 5-1-3 første ledd og 5-4-6.

Datering

Som hovedregel er dato på salgsdokumentet datoen for utstedelse av dokumentet, jf. bff. § 5-1-1 annet ledd.

Salgsdokument som er utstedt i løpet av de 15 første dagene i en måned, kan angi siste dag i foregående måned som dokumentasjonsdato. Det forutsettes at tjenesten er levert på dette tidspunkt. Det samme gjelder for uttak. Se bff. § 5-1-3 tredje ledd.

Tidspunkt for utstedelse av salgsdokument er omtalt her.

Utleie av fast eiendom
For utleie av fast eiendom der salgsdokumentasjonen utleveres på papir for flere perioder samtidig, er det tillatt å sette dokumentasjonsdato (fakturadato) lik forfallsdato. Se bff. § 5-1-3 fjerde ledd. Elektronisk utstedte fakturaer er ikke omfattet av dette unntaket, og slike fakturaer må utstedes etter hovedregelen, altså hver periode med dokumentasjonsdato (fakturadato) lik dato for utstedelse av fakturaen.

Angivelse av kjøper

Angivelse av selger

Fakturaen må angi selgers navn og organisasjonsnummer, se bokføringsforskriften § 5-1-2. Selgers navn er enhetens offisielle foretaksnavn, som er det navnet som står på firmaattesten fra Foretaksregisteret. Dersom selger driver virksomhet under et annet navn enn det offisielle foretaksnavnet (markedsføringsnavn/bedriftsnavn) kan salgsdokumentet med fordel vise dette bedriftsnavnet, men det offisielle foretaksnavnet må også fremkomme på alle forretningsdokumenter, herunder salgsdokumentet. Se SKD 020310.

Er selger registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA. Hvis selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret ved representant, skal representantens navn og adresse fremkomme av salgsdokumentasjonen.

Er selger et aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlands selskap, skal ordet "Foretaksregisteret" fremkomme av salgsdokumentasjon jf. foretaksregisterloven § 10-2. Adresse til selgers hovedkontor skal også fremkomme, samt om selskapet er under avvikling.

Faktura uten organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA:

I RR 3/2019 besvares spørsmålet vedrørende fradragsrett og angivelse av eller manglende angivelse av MVA bak organisasjonsnummer. Svarene kan oppsummeres som følgende:

1. Er selger registrert i Merverdiavgiftsregisteret så er formålene som reglene i bokføringsforskriften skal ivareta rent faktisk oppfylt, og kjøper vil ha fradragsrett for inngående avgift selv om bokstavene MVA mangler.
2. Er selger ikke registrert i Merverdiavgiftsregisteret, og kjøperen har gjort fradrag for merverdiavgift, vil det måtte foretas en nærmere vurdering av om kjøperen har vært i god tro. Dersom faktura mangler organisasjonsnummer og/eller MVA, og det er på det rene at kjøper har undersøkt i offentlige registre og feilaktig fått opplyst at selger var registrert, vil fradragsretten i utgangspunktet være i behold. Da har kjøper gjort det som med rimelighet kan kreves for å undersøke selgers registreringsforhold. Forutsetningen i er at det ikke er andre forhold som burde ha påkalt kjøperens aktsomhet ytterligere.
3. Hvis faktura inneholder organisasjonsnummer og bokstavene MVA, men det viser seg at selger ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, vil fradragsretten i utgangspunktet være i behold. Forutsetningen er at det ikke er andre forhold som burde ha påkalt kjøperens aktsomhet ytterligere.

Se også omtale i MVA håndboken under emneknaggen "Faktura uten organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA".

Generelt

Ytelsens art må være tilstrekkelig spesifisert til å legitimere bokføringen. Angivelse av ytelsens omfang (mengde) vil avhenge av art.

Skattedirektoratet legger til grunn sin uttalelse, SKD 011107 at kravene til dokumentasjon av salg ikke kan ses isolert fra kravene til dokumentasjon av kjøp. Selgeren av en vare eller tjeneste må derfor spesifisere ytelsens art og omfang slik at både kjøperen selv og ev. kontrollinstanser har mulighet til å se hva dokumentasjonen gjelder. Dette vil være med å sikre korrekt bokføring av kjøpet, samtidig som det muliggjør etterkontroll av at bokføringen er korrekt i forhold til pliktig regnskapsrapportering, både mht. skatt, avgift og regnskap.

Se ytterligere detaljer og omtale om art og omfang i kommentarutgave til bokføringsloven.

Salg av varer

Ved salg av varer er det som regel uproblematisk å angi art og omfang. De konkrete varene som er solgt listes opp i salgsdokumentet og angisvelse av mengde gjøres i f.eks antall, vekt, lenge osv., jfr. Bokføringsloven - kommentarutgave.

Salg av tjenester

I Bokføringsloven - kommentarutgave er kravet til å spesifisere ytelsen art i relasjon til tjenester omtalt. Ved salg av tjenester er det et spørsmål om hvor spesifikt eller presist tjenesten skal angis i dokumentasjonen. En helt generell betegnelse kan ifølge NOU 2002: 20 punkt 9.4.1.1 benyttes når tjenesten i utgangspunktet er definert og avgrenset. Angivelse av ytelsens art med eksempelvis ”revisjon” eller ”revisjonshonorar” vil således være tilstrekkelig. Det forutsettes at objektet for tjenesten må fremgå dersom det ikke er åpenbart ut sammenhengen. Eksempelvis vil tjenester som taksering og lignende kreve at objektet angis. Hvis den generelle betegnelsen ikke er definert og avgrenset, vil det være påkrevd med en mer presis angivelse. Det vil dermed ikke være tilfredsstillende å angi ”rådgivning” eller ”juridisk bistand” som art. Slike begreper må knytte til de emner, områder eller aktiviteter som har vært gjenstand for rådgivningen eller bistanden.

Teletjenester som art er omtalt spesifikt, se SKD 011107.

Angivelse av omfang reiser flere problemstillinger når det gjelder tjenester. Det kan være hensiktsmessig å dele tjenestene inn i tre hovedkategorier, jf. Bokføringsloven - kommentarutgave:

1. Salg/utleie av ressurser eller kompetanse. Dette vil typisk gjelde utleie av arbeidskraft der prisingen fullt ut er basert på tidsforbruk. For slike tjenester vil timeverk, dagsverk osv. være sentrale elementer ved ytelsens art. Angivelse av ytelsens omfang tilsier derfor at antallet timeverk, dagsverk eller annen tidsenhet angis i salgsdokumentasjonen.
2. Tjenester der prisingen helt eller delvis er basert på medgått tid. Dette kan gjelde konsulent- og rådgivningsoppdrag hvor leveransen består i rapporter, vurderinger, anbefalinger eller lignende. Et annet eksempel er håndverkstjenester. For slike tjenester vil ytelsens art ikke kunne defineres som timeverk, dagsverk og så videre. Det er derfor ikke nødvendig at tidsforbruket fremgår av salgsdokumentasjonen ved denne typen tjenester. Angivelse av ytelsens art kombinert med pris vil i slike tilfeller implisitt gi informasjon om omfanget, og en eksplisitt angivelse av tidsforbruket vil ikke nødvendigvis tilføre brukere av dokumentasjonen vesentlig mer verdi. Prinsippene for registrering av tid kan også variere mellom forskjellige leverandører og type oppdrag, slik at angivelse av tidsforbruket ikke nødvendigvis er meningsfylt informasjon for en ekstern part. En eksplisitt omfangsangivelse kan derfor i mange tilfeller utelates for slike tjenester.
3. Tjenester der prisen er avtalt i forkant av leveringen, og uavhengig av tidsforbruket. Rådgivningsoppdrag med fast, avtalt honorar er eksempel på tjenester i denne kategorien. En eksplisitt angivelse av tidsforbruket for slike tjenester vil i de fleste tilfeller være uten betydning for dokumentasjon av den bokførte transaksjonen.

For tjenester i kategoriene 2 og 3 kan det i mange tilfeller være avtalt at kjøper har innsynsrett i tidsregistreringen eller informasjonsadgang vedrørende medgått tid knyttet til tjenesten. Det betyr at selger av tjenestene har plikt til å holde denne informasjonen tilgjengelig for kjøper. Slike avtaler faller ikke inn under reglene om salgsdokumentasjon.

Vederlag og angivelse av rabatter

Vederlag er det beløpet kjøper skal betale for en vare eller tjeneste. Dersom det gis rabatter på salgsprisen, så er det den rabatterte salgsprisen som utgjør vederlaget.

Kjøpsdokumentet skal være salgsdokumentet selger har utstedt, og kravene til dokumentasjon av salg kan derfor ikke ses isolert fra kravene til dokumentasjon av kjøp. Selgeren av en vare eller tjeneste må således spesifisere vederlaget slik at både kjøperen selv og ev. kontrollinstanser har mulighet til å se hva vederlaget er for de forskjellige ytelsene. Dette vil være med å sikre korrekt bokføring av kjøpet, samtidig som det muliggjør etterkontroll av at bokføringen er korrekt i forhold til pliktig regnskapsrapportering, både mht. skatt, avgift og regnskap.

Det er ikke et krav etter bokføringsforskriften at rabatten skal spesifiseres i salgsdokumentet. Det er dermed tilstrekkelig at den avtalte prisen etter rabatt angis som vederlag. I de tilfeller hvor rabatten angis i salgsdokumentet, må den imidlertid angis slik at den kan knyttes til de varer eller tjenester den gjelder, på en klar måte. Rabattbeløpet må mao. angis slik at det klart fremgår hvordan rabattbeløpet fordeler seg på de ulike varelinjene. Dersom det gis en rabatt på hele vederlaget, er det tilstrekkelig at rabatten angis i ett beløp, men slik at det klart fremgår at rabattgrunnlaget gjelder alle varelinjene.

For mer se SKD 170621.

Vederlag ved formidling og inngangspenger/garderobeavgift ved serveringssteder

Spesifikasjon av avgiftspliktig og avgiftsfritt salg mv.

Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, salg som nevnt i bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 6, samt salg som er unntatt merverdiavgiftsloven etter bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel 3, skal fremgå hver for seg og summeres særskilt på salgsdokumentet. Det samme gjelder dersom avgiftspliktig omsetning avgiftsberegnes etter forskjellige satser.

Valuta

I SKD 250906 angis det at det av bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 6 fremgår uttrykkelig at merverdiavgift skal angis i norske kroner. Det er etter Skattedirektoratets vurdering ikke anledning til å erstatte angivelsen av merverdiavgift i norske kroner med kurs på fakturatidspunktet. Bokføringsforskriften §§ 5-1-1 nr. 5 og 5-1-5 krever ikke at vederlaget eller avgiftsgrunnlaget mv. skal angis i norske kroner.

I MVA-meldingen skal alle beløp som skal rapporteres, herunder avgiftsgrunnlaget og merverdiavgiften, innberettes i norske kroner til kursen på fakturatidspunktet. Dette må hensyntas i bokføringen. Også ved bokføring i utenlandsk valuta skal beløp som inngår i MVA-meldingen fastsettes (låses) i norske kroner til kursen på fakturatidspunktet, jf. bokføringsforskriften § 4-2 annet ledd. Det anbefales derfor at også avgiftsgrunnlaget spesifiseres i norske kroner i salgsdokumentet.

Selgere som er registrert i merverdiavgiftsregisteret

Salgsfakturaene skal inneholde følgende opplysninger, jf. bff. § 5-1-1:

• selgers organisasjonsnummer etterfulgt av bokstavene MVA, se bff. § 5-1-2
• merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen
• merverdiavgift må være oppgitt i NOK
• følgende skal fremgå hver for seg og summeres særskilt, se bff. § 5-1-5:
• avgiftspliktig og avgiftsfritt salg
• avgiftspliktig omsetning som avgiftsberegnes etter forskjellige satser
• salg som nevnt i bff. § 5-1-1 nr. 7
• salg som er unntatt merverdiavgiftsloven etter bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel 3

Kjøper som beregner og betaler mva etter mval. § 11-1 (2) og (3)

For kjøper som beregner og betaler mva etter mval. § 11-1 (2) og (3) skal salgsdokumentet merkes med "Omvendt avgiftsplikt - Merverdiavgift ikke beregnet".

Selger registrert ved representant

Dersom selger er registrert ved representant, skal representantens navn og adresse være påført salgsdokumentet, se bff. § 5-1-2 andre ledd.