Kort oppsummert
Satser
Lønn
Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) (tidligere Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD)) og hovedsammenslutningene inngår særavtaler om dekning av utgifter til reise og kost på statens regning. Særavtalene kalles ofte Statens reiseregulativ eller Statens reiseavtaler, og det er en reiseavtale for reiser innenlands og en reiseavtale for reiser utenfor Norge.
Reiseavtale for reiser innenlands (innenlandsregulativet):
- Særavtale for reiser innenlands (01.01.22 - 31.12.25)
Reiseavtale for reiser utenfor Norge (utenlandsregulativet):
- Særavtale for reiser utenlands (01.01.22 - 31.12.25)
Særavtalene gjelder for arbeidstakere som reiser i oppdrag eller i tjeneste for statens regning, men brukes også av mange private bedrifter.
Statens satser er ikke de samme som skattedirektoratets trekk- og skattefrie satser for kostgodtgjørelse på reiser med overnatting. Når satsene i statens reiseavtaler benyttes må de derfor ses i sammenheng med de trekkfrie satsene for å avgjøre om deler av kostgodtgjørelsen er skattepliktig.
Dekker arbeidsgiver reiseutgifter etter statens særavtaler om dekning av utgifter til reise og kost innenlands og utenlands, vil det ikke ha noen betydning for kostsatsene hvor overnattingen finner sted (type losji) eller om det er kokemuligheter eller ikke på overnattingsstedet. Dvs. at satsen for kostgodtgjørelse ved overnatting på hotell vil være den samme som satsen ved overnatting på pensjonat, hybel, brakke eller privat. Det er varigheten på reisen og hvilket land det reises til/i som vil være avgjørende for satsen som skal brukes ved utbetaling av kostgodtgjørelsen. Statens satser og beregningsreglene for kostgodtgjørelsen er ulik for reiser i Norge og reiser i andre land.
Reiser i Norge
Dekker arbeidsgiver utgifter til kost etter statens satser på reise i Norge med overnatting, må det gjøres en vurdering mot de trekkfrie satsene. I disse tilfellene kan arbeidsgiver splitte kostgodtgjørelsen i en trekk- og avgiftsfri del (Skattedirektoratets trekkfrie satser) og en trekk- og avgiftspliktig del (differansen mellom utbetalt kostgodtgjørelse og trekkfritt beløp) forutsatt at legitimasjonskravet i sktbf. § 5-6-12 (3) er oppfylt, jf. sktbf. § 5-6-14. Se temaet om krav til innhold i reiseregningen. Det må altså beregnes kostgodtgjørelse både etter statens satser og etter Skattedirektoratets trekkfrie satser. Differansen mellom disse vil være skattepliktig. Overskudds-/underskuddsberegningen skal foretas per døgn.
Om reglene for trekkfri diett, se temaene Diett hotell - Skattesatser og Diett pensjonat, hybel, brakke eller privat - Skattesatser.
Ved overnatting på hurtigrute og ferger (f.eks. danskebåt, Kielferge) skal satsen for oppdragsstedet benyttes. Er oppdragsstedet selve båten/fergen skal satsen for kostgodtgjørelse innland med overnatting legges til grunn (ved avreise fra Norge).
Reiser i utlandet
I følge statens særavtale for reiser utenlands beregnes kostgodtgjørelsen ut i fra egne satser for land/by (statens satser for reise utland) og reisens varighet. Satsene avhenger derfor ikke av type losji, og det har mao. ikke noen betydning hvor overnattingen finner sted eller om det er kokemuligheter eller ikke på overnattingsstedet. Hvor overnatting finner sted har derimot en betydning for skatteplikten, se under. Det er altså satsene på oppdragsstedet som skal brukes ved beregning av kostgodtgjørelse utland, se statens satser for land/by. Oppholder den reisende seg i flere land i løpet av et døgn skal satsen for det landet som arbeidstaker er lengst i brukes (dette gjelder også for den delen av reisen som foregår i Norge). Det skal imidlertid ikke tas hensyn til at transportmiddelet passerer flere land. Må den reisende overnatte i Norge i forbindelse med en utenlandsreise, regnes start-/sluttidspunktet for utenlandsreisen ved avgang fra/ankomst til overnattingsstedet i Norge.
Dekker arbeidsgiver utgifter til kost etter statens satser på reise i utlandet med overnatting, må det gjøres en vurdering mot de trekkfrie satsene på samme måte som ved reiser i Norge med overnatting. Kostgodtgjørelsen splittes da i en trekk- og avgiftsfri del (Skattedirektoratets trekkfrie satser) og en trekk- og avgiftspliktig del (differansen mellom utbetalt kostgodtgjørelse og trekkfritt beløp) forutsatt at legitimasjonskravet i sktbf. § 5-6-12 (3) er oppfylt, jf. sktbf. § 5-6-14. Se temaet om krav til innhold i reiseregningen. Det må altså beregnes kostgodtgjørelse både etter statens satser og etter Skattedirektoratets trekkfrie satser, og differansen vil være skattepliktig. Overskudds-/underskuddsberegningen skal også her foretas per døgn.
Fom. 1. januar 2024 er utenlandssatsene angitt i lokal valuta der det er mulig. Dvs. at i de tilfeller døgnsatsen er angitt med lokal valuta, må kursen på reisetidspunktet brukes for å regne om døgnsatsen til NOK.
Om reglene for trekkfri diett, se temaene Diett hotell - Skattesatser og Diett pensjonat, hybel, brakke eller privat - Skattesatser.
Beregning av fraværsdøgn
Fraværsdøgn
Med overnatting menes at man har arbeidsfri og har mulighet for hvile. Det er den reelle overnattingen som skal vurderes. Overnatting skjer utenfor egen bopel, herunder hybel eller hytte. Det er i utgangspunktet ikke overnatting, dersom man kommer tilbake til sitt eget hjem fra reisen i løpet av natten. Med natt menes tiden mellom kl. 22.00 og kl. 06.00.
Ett fraværsdøgn er en periode på 24 timer. Reisen kan enten starte hjemmefra, hvis den ansatte drar direkte ut på oppdrag fra hjemmet, eller på arbeidsstedet, hvis den ansatte er på jobb når reisen starter. Reisens slutt vil være det stedet, arbeidsted eller bopel, der reisen slutter.
Påbegynt døgn
Når en reise går inn i et nytt døgn som varer kortere enn 24 timer, regnes dette som et påbegynt døgn.
Beregning av diett for påbegynt døgn behandles slik:
Etter et fullt fraværsdøgn regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som en dagsreise (påbegynt døgn) og godtgjøres etter dagdiettsats ut i fra lengden på dagsreisen. Dvs. at en reise som varer i 30 timer anses som en yrkesreise med ett døgn pluss en dagsreise i 6 timer. Den reisende er da berettiget til kostgodtgjørelse etter døgnsats for det fulle døgnet, og dagsatsen for dagsreise fra 6 til 12 timer for det påbegynte døgnet. Døgnsatsen er uavhengig av overnattingssted.
Det er ulike dagdiettsatser for et påbegynte døgn som varer fom. 6 timer og tom. 12 timer og et påbegynt døgn som varer over 12 timer. Påbegynt døgn som varer kortere enn 6 timer vil ikke være berettiget diett for det påbegynte døgnet.
For reiser til utlandet beregnes reisetiden ut fra lokal tid i utreiselandet. Må den reisende overnatte i Norge i forbindelse med en utenlandsreise, regnes start-/sluttidspunktet for reisen ved avgang fra/ankomst til overnattingsstedet i Norge.
Se Statens satser - Kostgodtgjørelse innland med overnatting og Statens satser - Kostgodtgjørelse utland.
Aktuelle særavtaler:
- Særavtale for reiser innenlands (01.01.22 - 31.12.25)
- Særavtale for reiser utenlands (01.01.22 - 31.12.25)
Måltidstrekk
Det skal foretas måltidstrekk dersom arbeidstakeren får dekket ett eller flere måltider etter regning/program/innbydelse eller måltidet er påspandert. Det skal ikke foretas trekk for måltider som ikke er frokost, lunsj eller middag. Måltidsfradrag skal kun trekkes fra når måltidet er fullverdig. Det vil si at man kan spise seg normalt mett. Dersom arbeidstaker mener at et måltid som er dekket ikke er fullverdig, skal dette begrunnes på reiseregningen.
Måltidstrekk i kostgodtgjørelsen skal foretas selv om det ikke er dokumentert skriftlig at det er dekket måltider. Arbeidstaker skal skrive reiseregning etter de faktiske forhold. Er det på annen måte kjent for arbeidsgiveren at arbeidstakeren ikke har hatt utgifter til enkelte måltider skal det foretas reduksjon av godtgjørelsen dersom den skal utbetales trekkfritt.
Dersom det finnes program for oppholdet, skal dette vedlegges reiseregningen.
Beregning av måltidstrekkene
Innenlandsreiser:
Måltidstrekket beregnes med 20% for frokost, 30% for lunsj og 50% for middag av den aktuelle satsen som tilstås.
Det foretas måltidstrekk også i de tilfeller der kost er inkludert i billettutgiftene. Det foretas ikke måltidstrekk ved enkel servering. Det foretas ikke måltidstrekk for frokost når ulegitimert nattillegg benyttes. Måltidstrekk og overskuddsberegning skal foretas per døgn.
Se Særavtale for reiser innenlands (01.01.22 - 31.12.25) § 9.
Utenlandsreiser:
Måltidstrekket beregnes med 20% for frokost, 30% for lunsj og 50% for middag av den aktuelle satsen som tilstås.
Det foretas måltidstrekk også i de tilfeller der kost er inkludert i billettutgiftene. Det foretas ikke måltidstrekk ved enkel servering. Måltidstrekk og overskuddsberegning skal foretas per døgn.
Se Særavtale for reiser utenlands (01.01.22 - 31.12.25) § 8.
Frokosttrekk
Når arbeidsgiver dekker hotellkostnadene, enten direkte eller etter regning, og frokost er inkludert i overnattingsprisen, anses frokosten å være knyttet til overnattingsdøgnet og ikke det påfølgende døgnet. Måltidstrekket for frokosten skal derfor foretas i dietten for det første døgnet selv om frokosten på hotellet faktisk blir spist i det påfølgende døgnet.
Det er kun i de tilfeller der arbeidstaker av tjenstlige grunner må forlate hotellet før frokostserveringen starter og hotellet ikke har en ordning med "frokostpakker", at det kan unnlates å foreta måltidstrekk for frokost.
Ikke oppfylt legitimasjonskrav
Er ikke reiseregningene, som er grunnlaget for utbetalt kostgodtgjørelse, utfylt i henhold til legitimasjonskravene (minimumskrav) som fremgår av sktbf. § 5-6-12 (3), skal hele den utbetalte godtgjørelsen anses som trekk- og avgiftspliktig og innrapporteres på a-meldingen.
Se temaet om krav til innhold i reiseregningen.
Eksempel
Revisor Eng var i januar 2025, fra 08.01 kl 7.00 til 09.01 kl 14.00, på reise i Bergen. Eng overnattet på hotell og dekket alle utgifter i forbindelse med reisen selv. Arbeidsgiveren utbetaler godtgjørelse etter statens satser. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene, og hun leverer hotellregning som viser at overnattingen kostet kr 2 000, inklusive en frokost på kr 200. Arbeidsgiveren refunderer hele regningen. Ifølge statens regulativ får hun:
Statens satser:
| 1. døgn | Kostgodtgjørelse døgnsats | 1 døgn | kr 977 | |
| - | Måltidstrekk | 1 frokost | kr 195 | |
| = | Kostgodtgjørelse etter statens satser | kr 782 | ||
| 2. døgn | Kostgodtgjørelse dagsats | 1 påbegynt døgn på 7 timer | kr 384 | |
| - | Måltidstrekk | 0 måltider | kr 0 | |
| = | Kostgodtgjørelse etter statens satser | kr 384 | ||
| = | Sum kostgodtgjørelse etter statens satser | kr 1 166 |
- Eng er borte i 1 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 1 døgn og 7 timer.
- Hun er på en reise med overnatting over 12 timer og får kostgodtgjørelse på kr 977 for det første døgnet.
- For det siste påbegynte døgnet, som er uten overnatting, skal dagsatsen for 6 til 12 timer benyttes, kr 384.
- En frokost er inkludert i prisen på overnattingen og da arbeidsgiveren dekker/refunderer hele regningen skal det trekkes for 1 frokost. Siden frokosten er knyttet til hotellovernattingen, skal frokosten trekkes i den dietten som gis for det døgnet overnattingen skjedde. Frokosttrekket blir da 20 % av kr 977 = kr 195.
Ettersom legitimasjonskravene er oppfylt kan godtgjørelsen splittes i en trekkfri og en trekkpliktig del.
Trekkfri kostgodtgjørelse:
Skattereglene sier at overskuddsberegningen skal foretas per døgn.
Eng kan få følgende utbetalt skattefritt:
| Periode | Trekkfri sats | Maks trekkfritt beløp | Utbetales trekkfritt | |
| 1. døgn | Trekkfri kostgodtgjørelse overnatting hotell inkl. frokost | kr 542 | kr 542 | |
| + | 2. døgn | Trekkfri kostgodtgjørelse overnatting hotell | kr 678 | kr 384 |
| = | Sum trekkfri kostgodtgjørelse | kr 926 |
- Eng er borte i 1 døgn og 7 timer og antall fraværsdøgn blir da 2 døgn.
- En frokost er inkludert i prisen på overnattingen. Overskuddsberegningen skal foretas per døgn. Frokosten er knyttet til overnattingen, altså 1. døgn, og inntil kr 542 kan utbetales trekkfritt for 1. døgn. For 2. døgn kan inntil kr 678 utbetales trekkfritt, men siden det kun er utbetalt kr 384 i kostgodtgjørelse for 2. døgn etter statens satser, vil hele det utbetalte beløpet på kr 384 være trekkfritt.
- Ettersom legitimasjonskrav er oppfylt, kan kostgodtgjørelse på kr 926 utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift.
- Godtgjørelsen skal innrapporteres på a-meldingen.
Trekkpliktig kostgodtgjørelse:
| Statens satser | kr 1 166 | |
| - | Trekkfri godtgjørelse | kr 926 |
| = | Trekkpliktig godtgjørelse | kr 240 |
- For den trekkpliktige delen av godtgjørelsen på kr 240 skal arbeidsgiver foreta forskuddstrekk, beregne arbeidsgiveravgift og innrapportere på a-meldingen.
Revisor Eng var i januar 2025, fra 08.01 kl 7.00 til 09.01 kl 14.00, på tjenestereise i København. Eng overnattet privat og dekket alle utgifter i forbindelse med reisen selv, bortsett fra at hun fikk påspandert middag av sin kunde den 08.01. Arbeidsgiveren utbetaler godtgjørelse etter statens satser. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene.
Døgnsatsen for København er DKK 963 og kursen på reisetidspunktet var 1,5772. Døgnsatsen vil da være NOK 1519 for denne reisen.
Statens satser:
Ifølge statens regulativ får hun:
| Kostgodtgjørelse døgnsats | 1 døgn | kr 1 519 | |
| - | Måltidstrekk | 1 middag | kr 760 |
| = | Kostgodtgjørelse | 1. døgn | kr 759 |
| Kostgodtgjørelse dagsats | 1 påbegynt døgn på 7 timer | kr 760 | |
| = | Kostgodtgjørelse | Påbegynt døgn | kr 760 |
| = | Sum kostgodtgjørelse statens satser | 1. døgn og påbegynt døgn | kr 1 519 |
- Eng er borte i 1 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 1 døgn og 1 påbegynt døgn fra 6 inntil 12 timer.
- Hun er på en reise med overnatting over 12 timer og får kostgodtgjørelse etter satsen for København på kr 1 519 per døgn og dagsatsen fra 6 inntil 12 timer for det påbegynte døgnet som er 50 % av døgnsatsen for København, dvs. kr 760.
- Eng ble påspandert 1 middag og må trekkes 50 % av døgnsatsen på kr 1 519, dvs. kr 760.
Trekkfri godtgjørelse:
Eng har bodd privat og får kun Skattedirektoratets trekkfrie sats for kostgodtgjørelse på kr 105 trekkfritt. Ettersom legitimasjonskravene er oppfylt kan godtgjørelsen splittes i en trekkfri og en trekkpliktig del.
| Kostgodtgjørelse døgnsats | 1 døgn | kr 105 | |
| - | Måltidstrekk | 1 Middag | kr 53 |
| = | Trekkfri kostgodtgjørelse | 1. døgn | kr 52 |
| Kostgodtgjørelse døgnsats | 1 påbegynt døgn 7 timer | kr 105 | |
| = | Trekkfri kostgodtgjørelse | Påbegynt døgn | kr 105 |
| = | Sum trekkfri kostgodtgjørelse | 1. døgn og påbegynt døgn | kr 157 |
- Eng er borte i 1 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 1 døgn og 1 døgn for det påbegynte døgnet.
- Hun har bodd privat og får trekkfri kostgodtgjørelse på kr 105 per døgn.
- Måltidstrekket for middag 1. døgn er 50 % av døgnsatsen, kr 53
- For det påbegynte døgnet som er uten overnatting, skal døgnsatsen på kr 105 benyttes siden hun har vært bort mer enn 6 timer.
- Ettersom satser og legitimasjonskrav er oppfylt kan denne godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift. Godtgjørelsen skal innrapporteres på a-meldingen.
Trekkpliktig godtgjørelse:
| Statens satser | Trekkfritt | Trekkpliktig | ||
| 1. døgn | kr 759 | kr 52 | kr 707 | |
| + | Påbegynt døgn | kr 760 | kr 105 | kr 655 |
| = | Sum | kr 1 519 | kr 157 | kr 1 362 |
- Overskudd-/underskuddsberegningen skal foretas per døgn.
- Den trekkpliktige delen av godtgjørelsen skal arbeidsgiver foreta forskuddstrekk i, beregne arbeidsgiveravgift av og innrapportere på a-meldingen.
Arbeidsgiveravgift
Det skal ikke beregnes arbeidsgiveravgift av trekkfri godtgjørelse, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.
Trekkpliktige godtgjørelser er arbeidsgiveravgiftspliktige, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.
Innrapportering
Trekkfri kostgodtgjørelse
For reiser med overnatting skal både trekkfri del av diett som utbetales etter døgnsats (helt overnattingsdøgn) og trekkfri del av diett som utbetales etter dagssats (påbegynte døgn uten overnatting), rapporteres samlet slik som vist for de ulike overnattingstypene under.
Overnatting på hotell
Trekkfri godtgjørelse til kost på tjenestereise med overnatting på hotell innrapporteres på a-meldingen som Kostgodtgjørelse - trekkfri godtgjørelse til kost på reise med overnatting på hotell.
Overnatting på hybel uten kokemulighet, pensjonat eller brakke
Trekkfri kostgodtgjørelse med overnatting på hybel uten kokemulighet, pensjonat eller brakke skal innrapporteres på a-meldingen som Kostgodtgjørelse - trekkfri kostgodtgjørelse ved overnatting på hybel uten kokemulighet, pensjonat eller brakke.
Overnatting på hybel med kokemulighet eller privat
Trekkfri kostgodtgjørelse med overnatting på hybel med kokemulighet eller privat skal innrapporteres på a-meldingen som Kostgodtgjørelse - trekkfri kostgodtgjørelse ved overnatting på hybel med kokemulighet eller privat.
Trekkpliktig kostgodtgjørelse
For reiser med overnatting skal både trekkpliktig diett som utbetales etter døgnsats (helt overnattingsdøgn) og trekkpliktig diett som utbetales etter dagssats (påbegynte døgn uten overnatting) rapporteres samlet som vist under.
Trekkpliktig godtgjørelse til kost på tjenestereise med overnatting innrapporteres på a-meldingen som Kostgodtgjørelse - trekkpliktig godtgjørelse til kost på reiser.