Generelt

Utgiftsgodtgjørelse

Krav til innhold i reiseregningen

Minimumskravene

Utgiftsgodtgjørelse

Utgiftsgodtgjørelse til kost skal legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning). Reiseregningen skal vise hvordan arbeidstakeren har innrettet seg under arbeidsoppholdet/tjenestereisen. Arbeidstakeren skal underskrive reiseregningen. Se sktbf. § 5-6-12 (3).

Reiseregningen skal minimum inneholde:

  • arbeidstakerens navn og adresse og underskrift
  • dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise eller pendlers reiser ved besøk i hjemmet
  • formålet med reisen
  • hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
  • navn og adresse på overnattingssted eller utleier, og ved flere overnattingssteder dato for overnattingene
  • type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji
  • angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet (bestemmelsen gjelder f.o.m. inntektsåret 2019)

De samme reglene som over gjelder for utbetaling av ulegitimert nattillegg og kostgodtgjørelse på tjenestereise uten overnatting, se sktbf. § 5-6-12 (4), med unntak av:

  • ulegitimert nattillegg:
    Det kreves ikke opplysninger om navn og adresse på overnattingssted eller utleier.
  • kostgodtgjørelse på tjenestereise uten overnatting:
    Det kreves ikke opplysninger om overnatting og losji.

Dersom navn og adresse på overnattingssted eller utleier ikke oppgis på reiseregningen kan det ikke utbetales en høyere sats for trekkfri kostgodtgjørelse enn Skattedirektoratets forskuddssatser for hybel/brakke med kokemuligheter for reiser i Norge og i utlandet. Dersom kostgodtgjørelse etter hotell- eller pensjonatsatsen skal utbetales trekkfritt, er det kun krav om at navn på overnattingssted og adresse skal fremgå av reiseregningen. Det er mao. ikke krav til å legge ved hotellregningen.

Bilgodtgjørelse

Bilgodtgjørelse for yrkes- eller tjenestekjøring kan utbetales trekkfritt etter Skattedirektoratets forskuddssatser. Dette forutsetter at bilgodtgjørelsen legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning). Arbeidstakeren skal underskrive reiseregningen. Se sktbf. § 5-6-12 (5) og (6).

Reiseregningen skal minimum inneholde:

  • arbeidstakerens navn og adresse og underskrift
  • dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise
  • formålet med reisen
  • hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
  • fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
  • totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
  • navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

Se sktbf. § 5-6-12 (6).

Utgiftsrefusjon

Minimumskrav til innhold

Reiseregningen skal minimum inneholde:

  • arbeidstakerens navn
  • formålet med utgiftsdekningen
  • hvem utgiftene omfatter
  • hvilke arrangementer den reisende har deltatt på

Bevertning

Inneholder reiseregningen også bevertningsutgifter som har påløpt i løpet av reisen kreves følgende påført reiseregningen

  • formålet med bevertningen
  • navnet på de personer som bevertningen omfatter
  • navnet på den virksomhet som personen representerer

Se sktbf. § 5-6-11 (1).

Andre opplysninger på reiseregningen

I tillegg til minimumskravene til reiseregning som er fastsatt i forskrift bør følgende opplysninger komme fram av reiseregningen:

  • firmanavn
  • firmaadresse
  • ev. avdeling eller prosjekt
  • ved utenlandsreiser mellom flere land - dato og klokkeslett for ankomst og avreise for hvert enkelt land
  • diettsatsene som er brukt
Stikkord: dokumentasjon yrkesreise, formalkrav, reiseregning, signatur, signeres, signert, tjenestereise, formkrav, reiserekning

Dokumentasjonskrav ved utgiftsrefusjon

Arbeidsgiver betaler reiseutgiftene direkte til reiseselskapet på bakgrunn av faktura