Kontohjelp

Legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3)

Utgiftsgodtgjørelsen skal legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning). Reiseregningen skal vise hvordan arbeidstakeren har innrettet seg under arbeidsoppholdet/tjenestereisen.

Som hovedregel skal reiseregningen minst inneholde følgende opplysninger:

• arbeidstakerens navn og adresse og underskrift
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise eller pendlers reiser ved besøk i hjemmet
• formålet med reisen
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
• navn og adresse på overnattingssted eller utleier, og ved flere overnattingssteder dato for overnattingene
• type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji
• ved overnatting på hybel må det oppgis om hybelen har kokemulighet

Legg merke til at det ved overnatting kun er krav om at navn og adresse på overnattingssted eller utleier skal fremgå av reiseregningen. Det er mao. ikke krav til å legge ved hotellregningen.

For enkelte utgiftsgodtgjørelser er det gitt avvikende krav i forhold til punktlisten over. Under følger en oversikt over dokumentasjonskravene for de ulike godtgjørelsene.

Kost til arbeidstaker ved overnatting utenfor hjemmet

Legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3) må være oppfylt for at arbeidsgiver skal kunne utbetale trekkfri kostgodtgjørelse til arbeidstaker som av hensyn til sitt arbeid må bo utenfor sitt hjem etter satsene i satsforskriften § 2, herunder ved tjenestereiser med overnatting, jf. sktbf. § 5-6-12 (1).

Kost på tjenestereise uten overnatting

For å kunne utbetale trekkfri kostgodtgjørelse på tjenestereise uten overnatting, må legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3) være oppfylt, med unntak av opplysninger om overnatting og losji.

Ulegitimert nattillegg

For å kunne utbetale trekkfri ulegitimert nattillegg på innenlandsreiser etter satsen i satsforskriften § 2, må legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3) være oppfylt, med unntak av opplysninger om navn og adresse på overnattingssted eller utleier.

Kost til langtransportsjåfør

For å kunne utbetale trekkfri utgiftsgodtgjørelse til kost til langtransportsjåfør ved kjøring i Norge og utlandet, må legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3) være oppfylt, med unntak av opplysninger om arrangement, overnatting og losji, jf. sktbf. § 5-6-12 (7).

Kost på besøksreiser uten overnatting

For å kunne utbetale trekkfri utgiftsgodtgjørelse til kost på besøksreiser uten overnatting for skattepliktige som har fri kost på arbeidsstedet, må legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3) være oppfylt, med unntak av opplysninger om arrangement, overnatting og losji, jf. sktbf. § 5-6-12 (5).

Losji i egen brakke/campingvogn

For å kunne utbetale trekkfri utgiftsgodtgjørelse til losji i egen brakke/campingvogn ved arbeidsopphold utenfor hjemmet må legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3) være oppfylt, med unntak av opplysninger om navn og adresse på overnattingssted eller utleier, jf. sktbf. § 5-6-12 (6).

Andre utgiftsgodtgjørelser

Andre utgiftsgodtgjørelser enn de nevnt over kan utbetales trekkfritt i samsvar med satser, legitimasjonskrav og øvrige bestemmelser i tariffavtale eller statlig regulativ, og godtgjørelsen ikke for noen del er fastsatt for å gi arbeidsvederlag i tillegg til utgiftsdekningen, se sktbf. § 5-6-12 (7).

Bilgodtgjørelse

Bilgodtgjørelse for yrkes- eller tjenestekjøring kan utbetales trekkfritt etter satser i Skattedirektoratets årlige satsforskrift. Dette forutsetter at bilgodtgjørelsen legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning). Arbeidstakeren skal underskrive reiseregningen. Se sktbf. § 5-6-12 (8) og (9).

Reiseregningen skal minimum inneholde:

• arbeidstakerens navn og adresse og underskrift
• dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise
• formålet med reisen
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
• fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
• totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
• navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

Se sktbf. § 5-6-12 (9).

Andre opplysninger på reiseregningen

I tillegg til minimumskravene til reiseregning som er fastsatt i forskrift bør følgende opplysninger komme fram av reiseregningen:

• firmanavn
• firmaadresse
• ev. avdeling eller prosjekt
• ved utenlandsreiser mellom flere land - dato og klokkeslett for ankomst og avreise for hvert enkelt land
• diettsatsene som er brukt