Kort oppsummert
Bruk av kreditnota
Når et nytt salgsdokument utstedes som skal erstatte et tidligere utsendt salgsdokument, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer det opprinnelige salgsdokumentet, jf. bff § 5-2-7.
En kreditnota skal i utgangspunktet utstedes når ett eller flere tidligere utstedte salgsdokumenter skal rettes. Kjøper har også en plikt til å kreve slik retting hvis salgsdokumentet er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften delkapittel 5-1, jf. bff. § 5-5-1 sjette ledd.
Bfl. § 9 krever at retting av bokførte opplysninger skal skjer ved at opprinnelige posteringer i sin helhet reverseres. Retting av salgsdokument ved bruk av kreditnota anses ikke som korreksjon iht. bfl. § 9. Kreditnota som vedrører bokførte opplysninger i en tidligere periode, kan derfor bokføres på ordinær måte uten at formkravene om retting i bff. § 9 følges. Dvs. at bokføringen av det opprinnelige salgsdokumentet ikke må tilbakeføres, og at kreditnota kan bokføres på vanlig måte som en ny postering. Kreditnota eller tilleggsfaktura kan inneholde kun endringsbeløpet. Det er også anledning til å foreta korrigeringen i den neste fakturaen som sendes til kunden. Se GBS 1 Utstedelse av kreditnota.
Faktura kan korrigeres ved at det:
- utstedes kreditnota for den delen som er feil,
- utstedes en tilleggsfaktura,
- utstedes et nytt salgsdokument samtidig som det utstedes en kreditnota som reverserer det opprinnelige salgsdokumentet, eller
- foretas en korrigering i senere salgsdokument, med tydelig angivelse av hva som er korrigert.
Det er ingen tidsfrist for når en feil kan rettes opp ved bruk av kreditnota.
Eksempler på når en kreditnota kan utstedes:
- Feil fakturabeløp: Fakturabeløpet er høyere enn det som er avtalt. Dette kan bl.a. skyldes at stykkantallet er større enn det som er levert eller stykkprisen er høyere enn avtalt
- Fakturaen tilfredsstiller ikke formalkravene: Dersom kravene til innholdet i salgsdokumentet i bff. delkapittel 5-1 ikke er fulgt skal det sendes ut en ny korrekt faktura sammen med en kreditnota som korrigerer den opprinnelige fakturaen.
- Defekte eller skadede varer: Varer som er levert til kunden er defekte eller skadede, og kunden skal få prisavslag.
- Retur av varer: Kunden returnerer varer som de ikke ønsker å beholde, og selger skal tilbakeføre varene og kreditere kunden.
- Rabatter og avslag: Selger gir rabatter eller avslag på prisen, og opprette en kreditnota for å justere beløpet som skal betales av kunden.
- Avbrytelse av bestilling: Hvis kunden kansellerer en bestilling før varene er levert eller tjenesten er utført, kan man opprette en kreditnota for å refundere kunden for det beløpet som er betalt.
Dersom selger korrigerer et tidligere utstedt salgsdokument, gir rabatter på tidligere salg eller kreditere kunden for returnerte varer eller kansellerte tjenester, kan dette gjøres på salgsdokument med ordinært vare- eller tjenestesalg. Dersom resultatet av dette blir at beløpet på salgsdokumentet blir negativt ("negativ faktura"), vil dokumentet fortsatt være et salgsdokument og ikke en kreditnota fordi det inneholder nye varer eller tjenester.