Kort oppsummert
Bruk av kreditnota
Innhold i kreditnotaen
En kreditnota korrigerer opplysninger i et salgsdokument som er utstedt på et tidligere tidspunkt og skal derfor inneholde de samme opplysninger som et salgsdokument skal inneholde i henhold til bokføringsforskriften delkapittel 5-1.
Nummerering
Kreditnotaene kan enten:
- inngå i samme fortløpende nummerserie som salgsdokumentene eller
- ha en egen fortløpende nummerserie
Dokmentasjonsdato
Kreditnotaer skal inneholde de samme opplysninger som salgsdokumentet jf. bokføringsforskriften delkapittel 5-1, herunder dokumentasjonsdato jf. bff. § 5-1-1 første ledd nr. 1. Dokumentasjonsdato er som hovedregel lik utstedelsesdato. Dokumentasjonsdato kan altså ikke være lik dato på salgsdokumentet som kreditnotaen korrigerer.
Salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, forutsatt at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet, jf. bff. § 5-1-3 tredje ledd. Det samme kan legges til grunn for datering av kreditnota, forutsatt at hendelsen som utløser kreditnotaen har oppstått på kreditnotaens dato.
Merverdiavgift og periodisering
Hovedregelen er at dokumentasjonsdatoen styrer hvilken termin merverdiavgiftsbeløpet skal rapporteres i, jf. mval. § 15-9 (1). Det betyr at merverdiavgiften på kreditnotaen skal oppgis i mva-meldingen i den terminen som dokumentasjonsdatoen faller i og at det ikke gjøres noen korreksjon i mva-meldingen for den terminen det opprinnelige salgsdokumentet som kreditnotaen korrigerer ble bokført og rapportert i.
Avvik fra hovedregelen
Hvis en avgiftspliktig virksomhet feilaktig fakturerer avgiftspliktig omsetning uten utgående merverdiavgift, skal merverdiavgiften korrigeres i den terminen avgiften opprinnelig skulle vært innrapportert.
Dersom kjøper går med på at den utgående merverdiavgiften etterfaktureres, må selger utstede en kreditnota som reverserer det opprinnelige salgsdokumentet uten merverdiavgift sammen med et nytt salgsdokument med merverdiavgift. Dokumentasjonsdato på både kreditnota og det nye salgsdokumentet skal være lik utstedelsesdato. Til tross for dette skal merverdiavgiften altså innrapporteres i den terminen den opprinnelige avgiften skulle vært oppkrevd. Kjøper på sin side kan fradragsføre inngående merverdiavgift i den terminen nytt salgsdokument er utstedt, altså et brudd på symmetriprinsippet. Se Merverdiavgiftshåndboken under stikkordet "avgiftsregnskap" i § 15-9 første ledd - Tidfesting - Generelt og Bokføringsloven - kommentarutgave (Kaaby) under stikkordet "periodisering av kreditnota" i § 5-2-7 punkt 2.
Valuta
Er salgsdokumentet som kreditnotaen skal korrigere utstedet i annen valuta en norske kroner, skal evt. merverdiavgift krediteres med samme beløp i norske kroner som i det opprinnelige salgsdokumentet. Dvs. at samme valutakurs som ble brukt på det opprinnelige salgsdokumentet skal brukes for omregning av mva beløpet til norske kroner på kreditnotaen.
Merverdiavgiftssats
Ved utstedelse av kreditnota vil det være merverdiavgiftssatsen som gjaldt på leveringstidspunktet, satsen som ble brukt på det opprinnelige salgsdokumentet, som skal legges til grunn, og ikke merverdiavgiftsssatsen på dokumentasjonsdatoen (kreditnotaens utstedelsesdato).
Sporbarhet
Dersom kreditnotaen utstedes fordi det er feil i opprinnelige salgsdokument, skal det være en referanse på kreditnotaen til disse salgsdokumentene. Dette er bl.a. viktig for kontrollformål både hos selger og kjøper. Det er ikke krav om at opprinnelige salgsdokumenter som er rettet skal påføres referanse til kreditnotaen i henhold til bokføringsforskriften § 5-12, men anbefales dersom det er praktisk mulig.
Dersom kreditnotaen utstedes for rabatter på tidligere salg som forekommer på ulike fakturaer, er det ikke krav til å ha referanser til alle disse fakturaene. I slike tilfeller må kreditnotaen inneholde informasjon om art og omfang av ytelsene kreditnotaen vedrører.