Utstedelse av proformafaktura
Et salgsdokument som omhandler avgiftspliktige varer eller tjenester skal som hovedregel utstedes etter at den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert, se bff. § 5-2-2. I enkelte tilfeller kan faktura allikevel utstedes før varen eller tjenesten er levert. Mer om dette kan du lese om på temaet om forskuddsfakturering ved salg av varer og tjenester.
Proformafaktura brukes som oftest ved eksport av varer ut av Norge, i de tilfeller der ordinær faktura ikke følger med leveransen. Proformafakturaer krever ikke at mottaker skal betale for varen, men fungerer som dokumentasjon på verdien av varene. Tollmyndighetene bruker proformafakturaen for å dokumentere varenes reelle verdi slik at de har grunnlag for beregning av toll og avgifter. Proformafakturaer blir f.eks. brukt ved forsendelser som inneholder gaver, vareprøver, reklamemateriell, gratis erstatningsleveranser, garantireparasjoner ol.
En proformafaktura er ikke en faktura for leverte varer og tjenester, og selger kan derfor ikke benytte proformafaktura for å bokføre et eventuelt salg. En proformafaktura kan likevel benyttes som dokumentasjon ved bokføring av for eksempel vareprøver, gaver, reklamegjenstander, erstatningsvarer og andre ikke-salgstransaksjoner.
Bokføringsregelverket oppstiller ingen krav til proformafakturaer. Hvilken informasjon som kreves kan variere fra land til land.
Anbefalt innhold i en proformafakturaen:
- Tittel "Proforma Invoice"
- Dato for proformafakturaen
- Navn og fullstendig adresse til avsender
- Navn og fullstendig adresse til adressat/mottaker
- Antall (f.eks: 2 par, 2 stk)
- Nøyaktig beskrivelse av innholdet. Det er ikke nok å skrive for eksempel vareprøve, gave, klær eller reservedeler.
- Tolltariffnummer/varenummer - fra tolltariffen
- Totalverdi og myntenhet (f.eks: Norske kroner)
- Årsak til eksport (f.eks: defekt vare, under annet: f.eks vareprøve)
- Foretak: signatur eller autorisasjonsnummer for at varene har godkjent opprinnelse og kan oppnå tollfordeler.
- Følgende tekst skal oppgis: "No charge. Value for customs purposes only."