Kort oppsummert
Skattefri utgiftsrefusjon
Skattepliktig utgiftsrefusjon
Lønn
Som hovedregel skal enhver fordel vunnet ved arbeid anses som skattepliktig inntekt etter skatteloven § 5-1, men arbeidsgiver kan i noen tilfeller refundere utgifter som arbeidstaker har hatt i forbindelse med utførelsen av arbeid skattefritt.
Dersom vilkårene for skattefri utgiftsrefusjon ikke er oppfylt og utgiftene er dekket av arbeidsgiver, vil utbetalingen være skattepliktig for mottaker.
Eksempler på skattepliktig utgiftsrefusjon
Mangelfull dokumentasjon
Hvis utleggsbilaget ikke tilfredsstiller dokumentasjonskravene i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 første ledd og bokføringsforskriften §§ 5-1-1 til 5-1-8, se temaet Ansattes utlegg under punktet "Utleggsdokumentasjon", plikter arbeidsgiver å foreta forskuddstrekk, beregne arbeidsgiveravgift og innrapportere på a-meldingen.
Dersom arbeidsgiver har innrapportert den mangelfullt dokumenterte utgiftsrefusjonen som en trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse (og ikke som lønn), kan den ansatte sannsynliggjøre overfor skattemyndighetene at dette er en reell utgift i forbindelse med utførelsen av arbeidet. Beløpet rettes deretter i den forhåndsutfylte skattemeldingen, slik at den ansatte likevel ikke bli skattelagt for beløpet, se SKD 220207.
Utbetalinger ut over dokumenterte utgifter
Utbetales det godtgjørelse som overstiger faktisk dokumenterte losjiutgifter (refusjon), er det overskytende beløpet trekkpliktig og innrapporteres på Reise losji. Den delen av godtgjørelsen som dekker dokumenterte losjiutgifter skal ikke innrapporteres.
Private utgifter
Refusjon av utgifter som ikke er pådratt i forbindelse med utførelse av arbeid, oppdrag eller verv (private utgifter) skal alltid behandles som lønn for mottaker.
Utgifter til alkoholholdige drikker (vin, øl, brennevin) og tobakk er som hovedregel ansett som privatutgifter. Men det antas at arbeidsgiver kan dekke alkoholholdig drikke til maten der det er i et rimelig omfang og som en naturlig del av måltidet, se skattefri utgiftsrefusjon.
Innrapportering
Utbetalinger der dokumentasjonen er mangelfull, dekket beløp er ut over dokumenterte utgifter eller av privat karakter, innrapporteres på a-meldingen som vis under punktet Reise annet.
Merverdiavgift
Det er fradrag for inngående merverdiavgift på reisekostnader til bruk i avgiftspliktig virksomhet, jf. mval. § 8-1, med unntak av begrensningene i mval. § 8-2 til 8-4.
Avskjæring i fradragsretten kan gjelde f.eks. kostnader vedrørende:
- servering som f.eks. kafé- og restaurantregninger for både kunder og ansatte, se mval. § 8-3 (1) bokstav a
- avgiftspliktig leie av selskapslokaler, se mval. § 8-3 (1) bokstav b
- kost og naturalavlønning som f.eks. kjøp av mat og drikke på reisen, se mval. § 8-3 (1) bokstav a og b
- leie av personbil til bruk på yrkesreise, se mval. § 8-4
Persontransport i Norge - lav sats
Dersom det gjelder reisekostnader som har med persontransport i Norge å gjøre, vil disse kostnadene være beregnet med lav sats. Dette gjelder f.eks. taxiregning, bussbillett, togbillett, flybillett, fergebillett etc. For slike reisekostnader, til bruk i avgiftspliktig virksomhet, er det fradrag for inngående merverdiavgift etter mval. § 8-1.
Skatt
Arbeidsgiver har skattemessig fradrag for kostnader vedrørende ansattes reiser mv. Dette gjelder også i de tilfeller der arbeidsgiver dekker private reisekostnader for en ansatt. Godtgjørelsen behandles som skattepliktig lønn for den ansatte, og er fradragsberettiget for bedriften jf. sktl. § 6-1.