Kort oppsummert
Satser - maksbeløp
Definisjon av representasjon
Kostnader ikke fradragsrett
Kostnader fradragsrett
Skatt
Generelt
FSSD § 6-21-1 til § 6-21-7 har nærmere regler om en del grensetilfeller og lister opp hva som er fradragsberettiget og ikke. I disse tilfellene er det gjerne uklart om en kostnad skal regnes som representasjon på den ene side eller vanlig fradragsberettiget kostnad, velferdstiltak, jubileum, reklame, gave eller oppmerksomhet på den annen side.
Du finner nærmere omtale av de ulike tilfellene i avsnittene nedenfor. Her nøyer vi oss med å nevne at følgende kostnader er fradragsberettiget (vil bli omtalt nedenfor også):
- Enkel bevertning i henhold til satsforskriften § 10 er fradragsberettiget.
- Enkle oppmerksomheter overfor forretningsforbindelser i form av blomster, konfekt eller lignende vil normalt ikke anses som representasjon og vil således være fradragsberettiget. Det samme gjelder kranser ved dødsfall. Derimot anses oppmerksomhet i form av brennevin som ikke fradragsberettiget.
- Det er fradragsrett for lønnskostnader som anses å være knyttet til representasjonsoppgaver utført av fastlønnede ansatte i et ordinært arbeidsforhold.
Bevertning
Vilkår for fradrag
Kostnader til beskjeden bevertning av kunder eller forretningsforbindelser er fradragsberettiget på visse vilkår. Forutsetningene for fradragsretten er at (alle krav må være oppfylt):
- den som krever fradrag er næringsdrivende og kostnadene må være knyttet til virksomheten
- bevertningen finner sted i forretningstiden eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjoner av varer eller tjenester
- bevertningen må finne sted på arbeidsstedet eller på spisested i nærheten av dette hvis det ikke er rimelige serveringsmuligheter på arbeidsstedet for det antall personer det gjelder
- kostnad ved uteservering må under enhver omstendighet ikke overstige den beløpsgrensen som fastsettes i satsforskriften § 10
- det ikke serveres brennevin i forbindelse med måltidet
Dersom kostnadene overstiger beløpsgrensen i satsforskriften, anses hele kostnaden som ikke fradragsberettiget kostnad. Det samme gjelder hvis det serveres brennevin til måltidet. Les mer på temaet Representasjonskostnader, ikke skattemessig fradrag.
Dersom bevertningen av forretningsforbindelsene er fradragsberettiget, kan det også kreves fradrag for kostnader vedrørende eier, ansatt, styremedlem o.l. som deltar i bevertningen.
Representasjonsgodtgjørelse
Dersom lønnstaker, styremedlem mv. får en godtgjørelse til å dekke (ulegitimerte) representasjonskostnader, skal arbeidsgiveren behandle utbetalingen fullt ut som lønn. Utbetalt godtgjørelse skal innrapporteres.
Refusjon
Dersom lønnstaker, styremedlem mv. dekker kostnader og deretter får dem refundert av arbeidsgiveren, vil dette bli å anse som arbeidsgiverens kostnader til representasjon. Refusjonen som sådan skattlegges ikke hos lønnstakeren mv.
Dokumentasjon
Dokumentasjonskravene for enkel bevertning er regulert i bokføringsforskriften kapittel 5, se spesielt bff. § 5-10. For refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen fremgå, hvor og til hvilken tid bevertningen mv. har funnet sted, navnet på de personer som bevertningen omfatter samt navnet på den virksomhet som personen representerer, se sktbf. § 5-6-11 (1).
Kombinasjonskostnader (representasjon og velferdstiltak)
- For tilstelninger av ikke fradragsberettiget representativ art er det ikke anledning til å dele opp kostnadene og fradragsføre bevertningskostnader som tilfaller eget personale, se FSSD § 6-21-2 (2)
- Tilstelninger som er arrangert i den ansattes interesse, anses som et velferdstiltak selv om det deltar personer som ikke er tilknyttet bedriften. Her skilles kostnadene til velferdstiltaket fra representasjonen slik at det gis fradrag for den forholdsmessige delen av kostnaden som faller på bedriftens tilknyttede personer (eier, ansatt, styremedlem, aksjonær mv. med ledsager). Velferdskostnaden føres på konto 5990. Dette gjelder uavhengig av om kostnadene som faller på de eksterne personene er fradragsberettiget eller ikke, se FSSD § 6-21-3 (1). Den forholdsmessige delen som faller på de eksterne personene føres på hhv. konto 7350 Representasjon, fradragsberettiget eller konto 7360 Representasjon, ikke fradragsberettiget.
Foreligger det fradragsrett ifølge FSSD §§ 6-21-2 og 6-21-3, gjelder dette bare for næringsdrivende og de kostnader som påløper i tilknytning til næringen. Det har ingen betydning for fradragsretten om kostnadene er pådratt i utlandet.
Eksempler på ikke fradragsberettigede kostnader omfatter blant annet:
- Inngangsbilletter til fornøyelsesparker o.l.
- Adgang til kunst- og kulturarrangementer
- Leie av idrettsanlegg o.l.
- Bevertning over en viss beløpsgrense, se satsforskriften § 10, jf. FSSD § 6-21-2 (1)
- Bevertning hvor brennevin serveres
- Tobakksvarer
- Jakt- og fisketurer
- Persontransporttjenester
- Kostnader til vedlikehold o.l. av representasjonsbygning, -båt eller -bil. Kontering avhenger av kostnadens art.
- Lønnskostnader som er direkte knyttet opp mot representasjonstiltaket. Se emne i Skatte-ABC.
Ekstraordinære tilstelninger
Ved ekstraordinære tilstelninger som f.eks. bedriftsjubileum, innvielser av nybygg mv., gis det fradrag for den forholdsmessige delen av kostnadene som faller på bedriftens tilknyttede personer med ektefeller og denne føres på konto 5990. De øvrige kostnadene anses som representasjonskostnader, se FSSD § 6-21-3 (3).
Representasjonsbygninger, -båter og -biler
Det gis ikke fradrag for kostnader til rene representasjonsbygninger. Kostnad ved bolig som er stilt til disposisjon for bedriftens leder mv. er fradragsberettiget. Dersom boligen er større eller mer kostbart innredet enn vedkommendes eget behov skulle tilsi, gis det ikke fradrag for den del av boligen som etter skattemyndighetenes skjønn må regnes som kostnad ved representasjon.
Tilsvarende gjelder også i de tilfeller hvor bedriften ligger på et sted hvor det ikke finnes andre representasjonsmuligheter enn hjemmerepresentasjon, og bedriften holder en større eller en mer kostbar bolig med dette for øye.
Det gis ikke fradrag for kostnad til anskaffelse og hold av representasjonsbåter.
Hvis det av representative grunner er kjøpt en mer kostbar bil enn den som ellers ville blitt anskaffet, skal fradraget for kostnader til bil reduseres tilsvarende.
Belønningstur til forhandlere
Dersom en importør eller produsent av kapitalvarer gir sine forhandlere eller deres ansatte belønning for salgsinnsats i form av reiser mv., er kostnadene til slike belønninger som regel fradragsberettiget for yteren, og bokføres på konto 7350 Representasjon, fradragsberettiget.
Bevertning av kunder ved demonstrasjon av varer
Det gis fradrag for kostnader knyttet til beskjeden bevertning av kunder eller forretningsforbindelser, når bevertningen finner sted i forretningstiden eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjoner av varer eller tjenester, jf. FSSD § 6-21-2 første ledd.
Servering på stand vil normalt være en slik fradragsberettiget kostnad. Det forutsettes at det ikke serveres brennevin i forbindelse med bevertningen. Serveres det brennevin er ingen av kostnadene fradragsberettiget. Kostnader til tobakk er heller ikke fradragsberettiget, men avskjærer ikke fradrag for øvrig bevertning.
Se Skatte-ABC - Representasjon punkt 6.1.2.
Merverdiavgift
Det er ikke fradrag for inngående merverdiavgift på kostnader til representasjon, se mval. § 8-3 (1) e.