Formål med varetelling
Hyppighet
Dokumentasjon
Bokføringsloven § 11 krever at det skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter som ikke er ubetydelige. Bokføringsforskriften spesifiserer kravene ytterligere.
Dokumentasjon av varelager skal ifølge bokføringsforskriften § 6-1 annet ledd inneholde en spesifisert oppstilling over
- varens art
- kvantum (med angivelse av måleenhet)
- verdi for hver enkelt vare
- summeringskolonne for de spesifiserte verdiene
- beregningsmåten for de spesifiserte verdiene, jf. bokføringsforskriften § 6-1 tredje ledd, skal fremgå av dokumentasjonen.
Dokumentasjonen skal ifølge bokføringsforskriften § 6-1 femte ledd være ordentlig og oversiktlig. Varer verdsatt til virkelig verdi skal vises som egen gruppe. Ukurante varer skal medtas på varetellingslisten, se punktet under om regnskapsmessig verdsettelse.
Dokumentasjonen skal være datert og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen.
Tellelistene kan være enten på papir eller elektronisk. Tellelister på papir skal være nummerert før tellingen foretas, og de skal oppbevares som en del av dokumentasjonen, men kan skannes for elektronisk oppbevaring.
Den regnskapsmessige og skattemessige verdien av varelageret skal fremgå av dokumentasjonen, jf bokføringsforskriften § 6-1 fjerde ledd. Se punktene nedenfor.
Følgende maler i dib kan benyttes:
- «Varer - Varetelleliste »
- «Varer - Bevegelse i varelager fra telling til avslutning»
- «Varer - Verdsettelse og avstemming av varelager »
- «Varer - Avstemming av varelager »
Frisørvirksomhet og skjønnhetspleie
For frisørvirksomhet og skjønnhetspleie er det et krav i bokføringsforskriften § 8-3-1 at varene ved varetelling skal grupperes adskilt for salgsvarer og behandlingsvarer.
Serveringssteder
For serveringssteder er det et krav i bokføringsforskriften § 8-5-2 (1) at varene grupperes i varegruppene:
- mat,
- øl,
- vin,
- brennevin,
- rusbrus/cider,
- mineralvann,
- annen drikke,
- tobakk og
- andre varer.
Regnskapsmessig verdi på varene
Den regnskapsmessige og skattemessige verdien av varelageret skal fremgå av dokumentasjonen.
Verdi for hver enkelt vare beregnes ifølge bokføringsforskriften § 6-1 tredje ledd til:
- anskaffelseskost
- varens kalkulerte utsalgsverdi dersom varelagerets anskaffelseskost på tilfredsstillende måte kan beregnes på grunnlag av denne verdien. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvordan anskaffelseskosten er beregnet. Varer som etter sin art er fritatt for merverdiavgift ved salg eller avgiftsberegnes med forskjellige satser, skal skilles ut og vises som egne grupper. Det samme gjelder varer med forskjellig bruttofortjeneste.
Se nærmere om verdien på varelageret mv i temaet om varelager og om ukurans i «Varer - Avstemming av varelager ».
Skattemessig verdi av varelageret omtales i neste punkt.
Skattemessig verdi på varene
Det er ulike regler for verdsettelse regnskapsmessig og skattemessig, og begge verdier skal derfor fremkomme av tellelistene. Har selskapet begrenset regnskapsplikt etter bokføringsloven § 2 annet ledd er det tilstrekkelig at kun den skattemessige verdien benyttes.
Skattemessig verdi på varene er alltid anskaffelsesverdien eller tilvirkningsverdien for varer som er tilvirket av skatteyter, jf skatteloven § 14-5 (2). Loven angir nærmere hva som inngår i tilvirkningsverdien.
Anskaffelsesverdi: Se Skatte-ABC
Tilvirkningsverdi: Se Skatte-ABC
Det er altså ikke anledning til å verdsette varene til gjenanskaffelsesverdi eller nedskrive for ukurans slik det gjøres regnskapsmessig. Skattemessig gis det fradrag ved "realisasjon" som for eksempel er salg, kassering eller svinn. Dette innebærer at varer som fysisk er på lageret, men av ulike grunner ikke kan selges, må kastes for å gi skattemessig fradrag for varekostnaden.
Bransjespesifikke regler: Se Skatte-ABC, Bokforlag og bokhandlere og Skatte-ABC, Kunstnere.