Kontohjelp

Kontoen brukes dersom ansatte i selskapet får utbetalt reiseforskudd som skal dekke reisekostnader den ansatte pådrar seg på tjenestereisen. I følge skattebetalingsforskriften § 5-6-13 (2) kreves det at den ansatte leverer et anslag over størrelsen og arten av de forventede utgiftene for at man kan unnlate forskuddstrekk på utbetalinger som skjer før utgiften er påløpt. Utbetalingen føres debet konto 1570 Reiseforskudd og f.eks. kredit konto 1920 Bank. Av praktiske årsaker bør forskuddet tekstes med den ansattes navn eller registreres på en måte som gjør det lett å identifiserer hvem som har mottatt forskuddet (f.eks. ved bruk av kostnadsbærer eller reskontroføring av de ansattes reiseforskudd).

Den ansatte plikter å levere endelig oppgave til arbeidsgiver så snart utgiftene er pådratt og senest innen en måned. Oppgaven skal leveres i henhold til sktbf. § 5-6-13 (1) og kvitteringer eller andre bilag som nevnt i sktbf. § 5-6-11, skal vedlegges oppgaven. Det er viktig å huske på at reiseforskuddet skal avregnes når den ansatte leverer reiseregning for tjenestereisen. Ved behandling av reiseregningen føres reisekostnadene til debet på respektive kostnadskonti og til kredit på konto 1570 Reiseforskudd, evt. også til kredit på konto 1920 Bank, dersom de faktiske reisekostnadene overstiger utbetalt reiseforskudd, og den ansatte skal ha utbetalt differansen.

Dersom den ansatte ikke leverer reiseregning som gir dokumentasjon for utbetalingen etter reglene i sktbf. § 5-6-13 (2) eller oppgaven viser et mindre beløp enn det som ble utbetalt som forskudd, skal det gjøres forskuddstrekk i hele forskuddet, med mindre den ansatte gjør opp med arbeidsgiver eller det foretas trekk i lønn for den delen som ikke fyller betingelsene for trekkfritak etter sktbf. § 5-6-12 og 5-6-13.

Dersom det ikke er nødvendig å ha egne konti for reiseforskudd og lønnsforskudd, kan konto 1570 Reiseforskudd og konto 1572 Lønnsforskudd slås sammen.

Se forøvrig temaet «Refusjon av reisekostnader».

[EN: Cash advances for travel]