Kontohjelp

Trekkfri kostgodtgjørelse

Arbeidsgiver kan utbetale trekk- og skattefri kostgodtgjørelse til arbeidstaker på tjenestereiser uten overnatting (dagsreiser).
Utbetalingen er fritatt for forskuddstrekk når (alle vilkår må være oppfylt):

• godtgjørelsen ikke overstiger satsene i Skattedirektoratets årlige satsforskrift.
• legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3) er oppfylt, med unntak av opplysninger om overnatting og losji, se også tema om krav til innhold i reiseregningen
• godtgjørelsen utbetales i samsvar med øvrige bestemmelser i tariffavtale eller statlig regulativ, se Særavtale for reiser innenlands (01.01.22 - 31.12.25) og Særavtale for reiser utenlands (01.01.22 - 31.12.25)
• reisen anses som yrkesreise, se FSFIN § 6-44-13, Skatte-ABC og SKD 231017
• den reisende har merkostnader til kost, se Skatte-ABC

Se skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (9).

Trekkfri dekning av utgifter til måltider gis kun for reiser:

• på minst 15 km fra reisens utgangspunkt og
• som varer utover 6 timer

Se Satsforskriften § 3 første ledd.

Korteste reisestrekning beregnes fra reisens utgangspunkt én vei og ut ifra det eller de transportmidler som faktisk benyttes (bil, båt, tog, osv.). Dersom arbeidstaker har flere oppdragssteder på samme dagsreise, der samlet kjørelengde er over 15 km, dekkes ikke utgifter til kost dersom hver av oppdragsstedene ligger nærmere arbeidsstedet/ utgangspunktet enn 15 km. Utgifter til kost dekkes når det ikke er mulig/hensiktsmessig, med bakgrunn i oppdragets karakter, å innta måltidet på eget arbeidssted(-er). Se Særavtale for reiser innenlands (01.01.22 - 31.12.25) § 9 nr. 1 med kommentarer.

Det skal foretas måltidstrekk dersom ett eller flere måltider er dekket, se Satsforskriften § 3 annet ledd.

Er kosten dekket av arbeidsgiver, oppdragsgiver eller av arrangør/vertskap, vil en eventuell godtgjørelse som utbetales være skattepliktig.

For innrapportering av trekkfri godtgjørelse, se punktet om innrapportering.

Trekkepliktige godtgjørelser

Utbetaler arbeidsgiver diettgodtgjørelse ut over de trekkfrie satsene, vil differansen mellom utbetalt og trekkfri kostgodtgjørelse være skattepliktig for den ansatte, og trekk-, arbeidsgiveravgifts- og innrapporteringspliktig for arbeidsgiver.

Dersom legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (9) og (3) ikke er oppfylt, vil hele godtgjørelsen være trekkpliktig, arbeidsgiveravgiftspliktig og innrapporteringspliktig.

Diettgodtgjørelse på dagsreiser er også trekkpliktig hvis den:

• ikke er utbetalt i samsvar med bestemmelser i statens reiseregulativ (særavtale) eller tariffavtale eller
• dekker mer enn merkostnadene eller dekker private utgifter på dagreiser, eller reisen ikke anses som en tjenestereise (yrkesreise). Se punktene Merkostnad og Yrkesreise samt Skattedirektoratets presisering av reisebegrepet i SKD 231017.

Merkostnad

Forutsetningen for skattefri dekning av kostutgifter er at arbeidstaker påføres merkostnader.

Utgifter til kost gir i seg selv ikke grunnlag for skattefri kostnadsdekning, da dette i utgangspunktet er utgifter som arbeidstaker vil ha uansett og uavhengig av hvor arbeidet utføres. Det må således være snakk om en merkostnad til kost på den aktuelle reisen. Det avgjørende er ikke hva du rent faktisk har av ekstra utgifter til mat, men om du har merkostnader i forhold til hva du normalt ville ha pådratt deg på denne typen reiser. I vurderingen er det naturlig å ta utgangspunkt i din arbeidssituasjon og vurdere om reisen er en del av din normale arbeidssituasjon eller ikke. Merkostnader i denne sammenheng må således vurderes opp mot forutsigbarheten knyttet til vedkommendes arbeid og hvor denne normalt utføres.

Arbeidstaker som har et arbeid som nødvendiggjør regelmessig reising (f. eks. håndverkere, selgere), anses normalt ikke å ha merkostnader til kost på slike reiser. Slike kostnader vil i utgangspunktet utgjøre arbeidstakers ordinære matutgifter og må kunne likestilles med kostnader til mat fra kantine, matbutikk e.l., som andre arbeidstakere uten reisevirksomhet påføres.

Arbeidstaker som reiser mer sporadisk i kundemøter e.l. vil kunne anses å ha merkostnader til kost da muligheten til å planlegge dagen og måltider ikke er til stede i samme utstrekning som en vanlig arbeidsdag i vedkommendes yrke. Dette forutsetter at kostnadene til mat ikke dekkes av andre (arbeidsgiver, kunde mv.).

Les mer i Skatte-ABC om Merkostnader - kost ved reiser/fravær fra hjemmet uten overnatting.

Yrkesreise

Skattebetalingsforskriften § 5-6-12 oppstiller øvrige vilkår for trekkfri utgiftsdekning på tjenestereise. Skattedirektoratet har i samråd med Finansdepartementet avklart at med tjenestereise skal det ses hen til yrkesreisebegrepet, slik dette er definert i FSFIN § 6-44-13. Se Generelt om yrkesreiser i Skatte-ABC. Arbeidstakere som påføres merkostnader til kost på yrkesreise vil således som hovedregel kunne få trekkfri kostgodtgjørelse etter nevnte forskrift, såfremt kravene til reiseregning i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3) er oppfylt.

Unntak fra dette gjelder for reiser som nevnt i FSFIN § 6-44-13 bokstav f, dvs. reiser mellom hjem og arbeidssted hvor arbeidstaker bruker bil for å frakte med seg arbeidsutstyr. Slike reiser gir ikke rett til trekkfri kostgodtgjørelse fra arbeidsgiver. Se for øvrig kunngjøring fra Skattedirektoratet 23. oktober 2017, SKD 231017, som omhandler det skatterettslige reisebegrepet og punktet Generelt i emnet Merkostnader - kost ved reiser/fravær fra hjemmet uten overnatting i Skatte-ABC.

Arbeidstakere som har reise-/transportoppdrag som en del av sitt ordinære arbeid (mobilt arbeidssted), for eksempel sjåfører, flybesetning, mannskap på båter, politi i UPtjeneste osv., anses videre heller ikke å være på yrkesreise under utførelsen av dette arbeidet. Se temaet om mobilt arbeidssted og Skatte-ABC.

Måltidstrekk

Dersom ett eller flere måltider er dekket etter regning/program/innbydelse eller er påspandert, skal det foretas trekk i kostgodtgjørelsen, se Satsforskriften § 3 annet ledd. Det skal ikke foretas trekk for måltider som ikke er frokost, lunsj eller middag. Måltidsfradrag skal kun trekkes fra når måltidet er fullverdig. Det vil si at man kan spise seg normalt mett. Dersom arbeidstaker mener at et måltid som er dekket ikke er fullverdig, skal dette begrunnes på reiseregningen.

Måltidstrekk i kostgodtgjørelsen skal foretas selv om det ikke er dokumentert skriftlig at det er dekket måltider. Arbeidstaker skal skrive reiseregning etter de faktiske forhold. Er det på annen måte kjent for arbeidsgiveren at arbeidstakeren ikke har hatt utgifter til enkelte måltider skal det foretas reduksjon av godtgjørelsen dersom den skal utbetales trekkfritt.

Dersom det finnes program for oppholdet, skal dette vedlegges reiseregningen.

Beregning av måltidstrekkene

Måltidstrekkene beregnes prosentvis ut i fra den aktuelle diettsatsen. Beløpene avrundes til nærmeste hele krone.

Eksempler

Arbeidsgiveravgift

Det skal ikke beregnes arbeidsgiveravgift av trekkfri godtgjørelse, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.

Trekkpliktige godtgjørelser er arbeidsgiveravgiftspliktige, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.

Innrapportering