Kontohjelp

Trekkfri kostgodtgjørelse

Arbeidsgiver kan utbetale trekk- og skattefri godtgjørelse til dekning av kost til arbeidstaker som av hensyn til sitt arbeid må bo utenfor sitt hjem etter vilkårene i sktbf. § 5-6-12. Vilkårene avhenger av overnattingsstedets art. Reglene som følger gjelder både for pendlere og for arbeidstakere på tjenestereise/yrkesreise.

Utbetaling av kostgodtgjørelse på tjenestereiser/yrkesreiser med overnatting på hotell er fritatt for forskuddstrekk når kostgodtgjørelsen (alle vilkår må være oppfylt):

• ikke overstiger satsen i Skattedirektoratets årlige satsforskrift eller det dokumenteres at høyere utgifter er medgått, se skatteloven § 5-15 (1) bokstav q nr. 1.
• følger legitimasjonskravene i sktbf. § 5-6-12 (3), se også temaet om krav til innhold i reiseregningen

Godtgjørelse etter de trekkfrie satsene anses bare medgått fullt ut når skattepliktig kan legitimere å ha bodd på hotell. Se satsforskriften § 2 første ledd og skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (1) bokstav a.

Det er en forutsetning at den ansatte har dekket de reelle kostnadene selv, uten subsidiering av arbeidsgiver eller hans oppdragsgiver. Den ansatte må også kunne sannsynliggjøre å ha bodd på hotell for at godtgjørelse etter hotellsats ikke skal anses å gi overskudd. Dersom den ansatte ikke kan sannsynliggjøre å ha bodd på hotell på tjenestereise/yrkesreise, vil den delen av godtgjørelsen som overstiger den laveste diettsatsen, som er satsen for overnatting på pensjonat, hybel, brakke eller privat være skattepliktig med mindre det kan dokumenteres høyere kostnader.

Ved overnatting på et overnattingssted som benevnes som hotell kan hotellsatsen utbetales trekkfritt uavhengig av standarden på overnattingsstedet. Dersom det overnattes på et overnattingssted som ikke er benevnt som hotell, kan overnattingsstedet allikevel anses som hotell dersom skattyter har mulighet for å få servert alle hovedmåltider (frokost, lunsj og middag) i overnattingsstedets spisesal/restaurant og maten må holde hotell-/restaurantstandard både når det gjelder kvalitet og pris.

Ved overnatting på passasjerskip, som f.eks. Hurtigruten, danskebåt og Kiel-ferge samt andre skip i internasjonal fart, skal hotellsats benyttes. Ved overnatting på tog, buss, bil, båt for øvrig, fly e.l. brukes pensjonatsatsen. På reise hvor arbeidstaker f.eks. har overnattet både på tog og på hotell hvor det er ulike satser for trekkfri kostgodtgjørelse, må arbeidsgiver av hensyn til trekkplikten skille mellom hvilke overnattinger som har skjedd på tog og hvilke som har skjedd på hotell.

Trekkpliktig kostgodtgjørelse

Kostgodtgjørelse på reise med overnatting på hotell som dekkes ut over de trekkfrie satsene eller der legitimasjonskravene ikke er oppfylt, er trekk- og skattepliktig.

Utbetales det kostgodtgjørelse ut over de trekkfrie satsene kan arbeidsgiver splitte kostgodtgjørelsen i en trekk- og avgiftsfri del (satsen i Skattedirektoratets årlige satsforskrift) og en trekk- og avgiftspliktig del (differansen mellom utbetalt kostgodtgjørelse og trekkfritt beløp) forutsatt at legitimasjonskravet i sktbf. § 5-6-12 (3) er oppfylt, se sktbf. § 5-6-14 og temaet Kostgodtgjørelse reiser med overnatting - Statens satser.

Dersom legitimasjonskravene ikke er oppfylt, skal hele den utbetalte godtgjørelsen anses som trekk-, skatte- og arbeidsgiveravgiftspliktig og innrapporteres på a-meldingen. Dette gjelder selv om utbetalingen er i henhold til Skattedirektoratets årlige satsforskrift. Se temaet om krav til innhold i reiseregningen.

Utbetales det kostgodtgjørelse på reiser av privat art, skal utbetalingen behandles på lik linje med vanlig lønn og skal tas med i grunnlaget for beregning av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

Beregning av fraværsdøgn

Fraværsdøgn

Med overnatting menes at man har arbeidsfri og har mulighet for hvile. Det er den reelle overnattingen som skal vurderes. Overnatting skjer utenfor egen bopel, herunder hybel eller hytte. Det er i utgangspunktet ikke overnatting, dersom man kommer tilbake til sitt eget hjem fra reisen i løpet av natten. Med natt menes tiden mellom kl. 22.00 og kl. 06.00.

Ett fraværsdøgn er en periode på 24 timer. Reisen kan enten starte hjemmefra, hvis den ansatte drar direkte ut på oppdrag fra hjemmet, eller på arbeidsstedet hvis den ansatte er på jobb når reisen starter.

Påbegynt døgn

Når en reise går inn i et nytt døgn som varer kortere enn 24 timer, regnes dette som et påbegynt døgn.

Beregning av diett for påbegynt døgn behandles slik:

Etter et fullt fraværsdøgn regnes 6 timer eller mer inn i nytt døgn uten overnatting som et helt nytt døgn og godtgjøres etter døgndiettsats for hotell benyttes når den ansatte har overnattet på hotell døgnet før. F.eks. vil en reise som varer i 30 timer anses som en yrkesreise i 2 døgn og vil være berettiget til kostgodtgjørelse tilsvarende en reise som varer i 53 timer (24t+24t+5t).
Påbegynt døgn som varer kortere enn 6 timer vil ikke være berettiget diett for det påbegynte døgnet.

For de ulike diettsatsene ved overnatting på hotell, se Skattedirektoratets satser for trekkfri kostgodtgjørelse.

Måltidstrekk

Det skal foretas måltidstrekk dersom arbeidstakeren får dekket ett eller flere måltider. Når det gjelder frokostservering på hotell, så er det kun i de tilfeller der arbeidstaker av tjenstlige grunner må forlate hotellet før frokostserveringen starter og hotellet ikke har en ordning med "frokostpakker", at det kan unnlates å foreta måltidstrekk for frokost.

Måltidstrekk i kostgodtgjørelsen skal foretas selv om det ikke er dokumentert skriftlig at det er dekket måltider. Arbeidstaker skal skrive reiseregning etter de faktiske forhold. Er det på annen måte kjent for arbeidsgiveren at arbeidstakeren ikke har hatt utgifter til enkelte måltider skal det foretas måltidstrekk i godtgjørelsen dersom den skal utbetales uten at det gjennomføres forskuddstrekk. Det foretas ikke måltidstrekk for frokost når ulegitimert nattillegg benyttes. Det skal ikke foretas trekk for måltider som ikke er frokost, lunsj eller middag. Måltidsfradrag skal kun trekkes fra når måltidet er fullverdig. Det vil si at man kan spise seg normalt mett. Det skal heller ikke foretas trekk for enkel servering.

Dersom det finnes program for oppholdet, skal dette vedlegges reiseregningen.

Beregning av måltidstrekkene

Måltidstrekkene beregnes prosentvis av døgndiettsatsen for overnatting på hotell. Måltidstrekk og overskuddsberegning skal foretas per døgn, og beløpene avrundes til nærmeste hele krone.

Har reisen ikke vart så lenge at arbeidstaker får kostgodtgjørelse for det påbegynte døgnet (under 6 timer), er det ikke noe å foreta måltidstrekk i. Arbeidsgiver kan da dekke måltider i det påbegynte døgnet direkte eller refundere legitimerte kostnader. Dette er en konsekvens av at overskudd og måltidstrekk skal beregnes per døgn, og gjelder uansett om man overnatter på hotell, pensjonat eller hybel/brakk/privat. Men, dette gjelder ikke i de tilfeller arbeidstaker overnatter på hotell hvor frokost er inkludert. Da skal det alltid foretas trekk for frokost, selv om arbeidstaker velger å spise frokosten senere (typisk i det påbegynte døgnet).

Eksempel

Arbeidsgiveravgift

Det skal ikke beregnes arbeidsgiveravgift av trekkfri godtgjørelse, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.

Trekkpliktige godtgjørelser er arbeidsgiveravgiftspliktige, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.

Innrapportering