Kontohjelp

Oppbevaring av regnskapsmateriale

I bokføringsloven § 13 første ledd finner du en oversikt over hva slags regnskapsmateriale som er oppbevaringspliktig.

Når det gjelder kravene til hvordan regnskapsmaterialet skal oppbevares, følger det av bokføringsforskriften § 7-1 at regnskapsmateriale kan oppbevares på papir eller elektronisk, så lenge lesekvaliteten er opprettholdt i hele oppbevaringsperioden.

Det gjelder også andre krav til oppbevaringen (listen er ikke nødvendigvis uttømmende):

• Man må ta sikkerhetskopi hvis regnskapsmaterialet oppbevares elektronisk, jf. bokføringsforskriften § 7-2
• Materialet skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring, jf. bokføringsloven § 13 tredje ledd
• Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll, jf. bokføringsloven § 13 tredje ledd
• Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden, jf. bokføringsloven § 13 fjerde ledd
• Elektronisk regnskapsmaterialet kan oppbevares i et annet EØS-land, Storbritannia og Sveits. Det trengs ikke å søke om dette, men Skattekontoret må informeres skriftlig om hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet, hvor regnskapsmaterialet oppbevares, og hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få adgang til regnskapsmaterialet. Oppbevaringstid etter norske regler gjelder. Se bokføringsforskriften § 7-5 og Skatteinfo nr. 2/2025 side 5.

Se også om oppbevaringssted mv i bokføringssjekklisten samt nærmere om behandling av offisielt regnskap.

Oppbevaring av selskapsdokumentasjon

Aksjelovene tillater både at selskapsdokumentasjon oppbevares på papir og elektronisk, jf asl § 1-6 og asal § 1-6. Det er således ikke lenger nødvendig å oppbevare originale generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller på papir og i egne permer slik man ofte gjorde tidligere.

Merk at aksjelovene også åpner for elektronisk signatur av selskapsdokumentasjon (når det står "signere" og ikke "underskrive" i loven). Det faktum at selskapsdokumentasjon ikke lenger må underskrives fysisk åpner for nye elektroniske oppbevaringsmuligheter.

Ifølge forarbeidene omfatter begrepet selskapsdokumentasjon all dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjelovene, f.eks aksjeeierbok, vedtekter, generalforsamlingsprotokoll, styreprotokoll, innkalling til generalforsamling, stiftelsesdokument, fusjonsplan osv.

Lovene stiller krav om at dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven (selskapsdokumentasjon), skal oppbevares på betryggende måte.

I dette ligger blant annet at dokumentasjonen skal være sikret mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap. Kravet til betryggende oppbevaring skal også ivareta behovet for notoritet, aktørenes mulighet til signering på hensiktsmessig måte og videreformidling av dokumentasjon. I følge forarbeidene ble det fra lovgivers side bevisst ikke stilt krav om at dokumentasjonen skal kunne skrives ut. Dette av hensyn til at loven skal være mest mulig teknologinøytral.

Dokumentasjonen skal være i lesbar form. Lydavspilling, videopptak eller lignende vil ikke oppfylle kravet.

Styret bestemmer selv oppbevaringssted, men det stilles krav om at dokumentasjonen må være tilgjengelig fra Norge. Dokumentasjonen må være eller gjøres tilgjengelig etter forespørsel fra parter med innsynsrett.

Disse kravene gjelder i hele den pliktige oppbevaringstiden, se mer om oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon i temaet Oppbevaringstid og underpunktene om Styrepapirer o.l. og Selskapsendringer.

I forarbeidene uttaler Finansdepartementet følgende om tilgjengelighet:

"Tradisjonell utarbeidelse og oppbevaring av papirdokumentasjon oppfyller lovens krav, forutsatt at dokumentasjonen oppbevares på betryggende måte. Per i dag er oppbevaring på papir det mest tidsbestandige formatet. Dokumenter som er oppbevart på papir krever ikke formatkonvertering, programvarelisenser eller passord for å være tilgjengelig. Lagringsformatene for elektronisk lagrede dokumenter må oppdateres og eventuelt konverteres for å sikre at dokumentene kan leses. Kostnader ved oppbevaring på annet enn papir er knyttet til slik konvertering. Departementet antar at økt bruk av elektronisk lagring vil medføre at det generelle behovet for formatkonverteringsprogrammer vil øke, og at slike programmer vil få økt utbredelse."